خلال أي عملية تخطيط، قد يتم تشويه بعض الرسائل أو المعلومات الرئيسية عن عمد (أو عن غير قصد) أو إساءة عرضها من قبل أولئك الذين يعارضون العملية. يصدق الكثير من الناس كل ما يسمعونه (دون التحقق من الدقة دائمًا) ويشككون أيضًا في أي تغييرات يقترحها البيروقراطيون. وفي كل مرة يتم نقل هذه المخاوف إلى الآخرين، يتم تجميلها، مما يؤدي إلى تشويه الحقائق الأصلية. وعلاوةً على ذلك، يقتبس بعض أصحاب المصلحة بشكل انتقائي من "الأبحاث" عندما يناسب مخاوفهم بينما يتجاهلون الأدلة التي تتعارض مع موقفهم. بعض أصحاب المصلحة لديهم توقعات غير واقعية ولا يفهمون ما هو ممكن، أو مستحيل، كجزء من عملية التخطيط. ما لم تتم معالجة هذه المعلومات الخاطئة، قد لا يسمع الجمهور سوى الرسائل المشوهة أو غير الواضحة التي قد تتعزز بعد ذلك من قبل الآخرين الذين لديهم وجهات نظر مماثلة. وقد أدت هذه المعلومات المضللة، وما يترتب عليها من خوف وعدم يقين، إلى عقد بعض أكبر الاجتماعات العامة خلال عملية تخطيط موارد المياه الجوفية. ولمواجهة بعض هذه المشاكل والتصدي للتوقعات غير الواقعية، أصدرت الهيئة العامة للموارد الطبيعية في بريطانيا صحيفة وقائع بعنوان "تصحيح المعلومات الخاطئة" - وقد تم توزيعها على نطاق واسع، خاصة في الاجتماعات العامة الكبيرة.

لا ينبغي افتراض أن كل من له مصلحة في منطقة ما أو في عملية التخطيط سيقدم بالضرورة مذكرة مكتوبة. فهناك حوالي مليون شخص يعيشون بالقرب من مجرى بحيرة غرايسلاند ريفر، كما أن ملايين الأشخاص في أستراليا والعالم مهتمون بمستقبل مجرى بحيرة غرايسلاند ريفر. ومع ذلك، لم تمثل المذكرات العامة المكتوبة البالغ عددها 31,600 مذكرة مكتوبة سوى نسبة صغيرة من جميع المواطنين المعنيين (مع ملاحظة أن العديد من المذكرات الفردية تم إعدادها نيابة عن مجموعات تمثل مئات الأعضاء). في العديد من الفعاليات العامة أثناء التخطيط أو في وسائل الإعلام، كانت "الأقلية الصاخبة" الصغيرة هي التي هيمنت على المناقشات. لذلك تم تطبيق تقنيات مختلفة لتحديد آراء "الأغلبية الصامتة"، التي كان الكثير منهم مهتمين أو مهتمين ولكنهم لم يكلفوا أنفسهم عناء كتابة تقرير علني. وشمل ذلك التكليف بإجراء استطلاع رأي عبر الهاتف في المراكز السكانية الرئيسية في أماكن أخرى من أستراليا لتحديد المستوى "الحقيقي" لفهم الجمهور الأوسع ودعمه. بالإضافة إلى ذلك، تم رصد مواقف المجتمع ووعيه من خلال استطلاعات الرأي العام. وقد أظهرت هذه الاستطلاعات أن العديد من أصحاب المصلحة كانوا على غير علم بالقضايا/الضغوطات الرئيسية وما يمكن أو ينبغي القيام به لمعالجة شواغلهم.

وبالنظر إلى أن الهيئة لم يسبق لها أن تلقت هذا العدد الكبير من الطلبات العامة (أكثر من 10,190 طلبًا في المرحلة الأولى و21,500 طلب في المرحلة الثانية للتعليق على مسودة خطة تقسيم المناطق)، فقد تم استخدام العملية المتعددة المراحل التالية لتحليل جميع الطلبات المقدمة:

1. تم تسجيل تفاصيل الاتصال من كل مشاركة في قاعدة بيانات، وتم تخصيص رقم تعريف فريد، وأُرسلت بطاقة إقرار إلى كل من قدم المشاركة.
2. تم فحص جميع الطلبات المقدمة بشكل فردي وتم حفظ الملفات الإلكترونية في قاعدة بيانات أوراكل للطلبات المقدمة.
3. قام موظفون مدربون من الوكالة العالمية للموارد الطبيعية والموارد الطبيعية في بريطانيا بتحليل كل طلب باستخدام إطار ترميز يتكون من كلمات رئيسية لمجموعة من المواضيع والسمات. تم تطوير إطار العمل من عينة عشوائية طبقية عشوائية من الطلبات المقدمة على أساس مكان المنشأ والقطاع. ربطت قاعدة البيانات ملف PDF الممسوح ضوئيًا بتفاصيل الاتصال والمعلومات التحليلية ذات الصلة (أي الكلمات الرئيسية)
4. مكنت إمكانية البحث والاسترجاع استنادًا إلى الكلمات المفتاحية المخططين من البحث واسترجاع ملفات PDF لطلبات محددة أو إجراء استعلامات مختلفة لجميع المعلومات الواردة في الطلبات.
5. وتضمنت العديد من الطلبات المقدمة معلومات مكانية، بما في ذلك حوالي 5800 خريطة في مراحل التقديم الرسمية؛ وقد تم رقمنة هذه الخرائط أو مسحها ضوئيًا.

تتعلق هذه اللبنة الأساسية بملكية بيانات الرصد المجمعة وتحليلها في الموقع. في الموقع التجريبي، تم تجنيد أربعة من طلاب المدارس القروية وتدريبهم على تسجيل البيانات المتعلقة بصيد الأخطبوط في كل موقع من موقعي الإنزال. تم تقديم التدريب على وزن وقياس المصيد لـ 30 صيادًا/يوميًا على مدار 16 يوم صيد رئيسي في الشهر القمري (المد والجزر الربيعي). ثم قُدمت دفاتر البيانات شهريًا إلى مسجل البيانات؛ وهو مدرس مدرسة محلية تم تدريبه على برنامج إكسل باستخدام حاسوب محمول. ظل قادة المشروع على اتصال منتظم مع مسجلي البيانات وتم فحص النتائج لتحديد المشاكل في مرحلة مبكرة. بعد 8 أشهر من التسجيل، تم اختيار معيارين لفحص نتائج العملية مع فريق التسجيل: إجمالي المصيد في كل فترة صيد لكل من موقعي الإنزال، ومتوسط حجم الأخطبوط في كل فترة صيد. وتم تعليم المسجلين كيفية عمل مخططات شريطية لعرض النتائج. وأجريت مناقشة مفصلة مع قادة المشروع لاستكشاف ما قد توحي به البيانات والاتجاهات. ثم قام مسجلو البيانات بزيارة المقر الرئيسي لإدارة تنمية الثروة السمكية وعرضوا نتائجهم. واستكشفت المناقشة التي تلت ذلك الآثار المترتبة على الإدارة وأي تغييرات مقترحة.

غالباً ما يتم نشر النتائج والبيانات العلمية بصيغ لا يستطيع المديرون الوصول إليها أو يجدون صعوبة في معالجتها واستخراج معلومات مفيدة مباشرة (مثل المنشورات العلمية). وبمجرد أن يعرف المديرون البيانات التي يحتاجون إليها لإبلاغ الإدارة (وقد فكروا في الأهداف والمؤشرات)، يمكنهم إنشاء نموذج طلب بيانات يطلبون فيه من الباحثين البيانات المحددة الأكثر صلة بإدارة المناطق البحرية المحمية وبالصيغة التي يستخدمها المديرون للسماح بالفهم السريع والإدماج في قواعد البيانات الموجودة.

لدينا ثلاثة برامج لبناء القدرات لمتابعة ممارسات الصيد القانونية والمستدامة والتنافسية:

1. بناء قدرات القادة: يركز هذا البرنامج على التنمية البشرية على المستوى الفردي، حيث نحدد قادة المجتمع ونوفر الأدوات والمعرفة اللازمة لتعزيز قيادتهم من أجل الصالح العام. ويقوم هؤلاء القادة بتطوير مشاريع الصيد المستدام والمحافظة على البيئة البحرية، ويوفر لهم برنامج COBI المتابعة. لدينا 38 زميلاً من 18 مجتمعاً محلياً.

2. بناء القدرات لتعاونيات صيد الأسماك: يوفر التوجيه القانوني و

والتدريب لتعاونيات صيد الأسماك لتحسين عملياتها وزيادة قدرتها التنافسية وضمان الاستدامة المالية على المدى المتوسط والطويل. وقد شاركت 26 تعاونية في البرنامج.

3. بناء القدرات للجان وتحالفات مصايد الأسماك: مصممة لزيادة العمل الجماعي في مجموعات العمل التي تمثل مختلف أصحاب المصلحة

والمصالح داخل منطقة أو مورد معين. ويوفر البرنامج إرشادات لتحديد الأهداف المشتركة وقواعد صنع القرار والعمليات وخطط العمل واستراتيجية المتابعة. وقد شاركت أربع لجان وتحالف في البرنامج.

وإلى جانب تحديد أهداف الحفظ، تُفصّل خطة التنفيذ والرصد أيضاً الأهداف الاستراتيجية والأنشطة التي سيتم تنفيذها على مدى فترة زمنية محددة من أجل تحقيق هذه الأهداف. علاوة على ذلك، تحدد الخطة المخاطر والصعوبات المحتملة وتوفر مؤشرات للرصد والتقييم.