Es importante implicar a los principales actores políticos desde el inicio del proceso de planificación, en lugar de esperar a que esté más cerca de su conclusión. Poco después del inicio del proceso de planificación de la GBR, se entregó una "Guía del Líder" formal a todos los políticos estatales y federales a lo largo de la costa de la GBR y, siempre que fue posible, los altos cargos de la GBRMPA organizaron sesiones informativas personales. Esto contribuyó a garantizar que todos los políticos dispusieran de la información correcta, de material adicional para entregar a sus electores y de un contacto dentro de la GBRMPA si necesitaban más información. Aunque algunos responsables políticos preferirían que todas las decisiones de planificación se basaran en el consenso, o que todas las partes implicadas salieran ganando, ni el consenso ni la victoria son objetivos alcanzables para los procesos en los que intervienen partes interesadas que tratan cuestiones de tal magnitud y complejidad como la mayoría de los procesos de planificación de AMP. En la RGC, fue importante explicar a los políticos desde el principio del proceso de planificación que los compromisos eran los resultados esperados. Al final de la rezonificación de la GBR, ningún grupo de interesados se sintió exactamente satisfecho, pero todos sabían que habían tenido amplias oportunidades de participar y hacer aportaciones, y la mayoría comprendió los compromisos que habían asumido todos los sectores.

A lo largo del programa de planificación de la RGC se preparó y distribuyó ampliamente material educativo específico. Por ejemplo, el mapa de las 70 biorregiones de la RGC fue un documento fundamental en el que se basó gran parte de la participación pública posterior. La preparación de las Fichas de Información Técnica (véase más adelante) ayudó a explicar conceptos como "biodiversidad" en términos sencillos, ya que mucha gente no entendía lo que era ni su importancia. Del mismo modo, un póster titulado "Cruzando la autopista azul" (véanse las fotos más abajo) contribuyó a explicar la importancia de la "conectividad" en el medio marino. Utilizaba una combinación de arte digital, fotos y palabras para explicar la importancia de la conectividad entre la tierra y el mar, y dentro de los hábitats de la GBR - esto reforzó la necesidad del enfoque "representativo" de la zonificación. Los distintos grupos de interesados tienen intereses diferentes, por lo que los mensajes de comunicación fueron convenientemente adaptados por expertos que entendían los sectores; por ejemplo, lo que se presentaba a los pescadores era distinto de cómo se presentaba un mensaje muy similar a los investigadores o a los políticos.

La legislación de la GBR establece dos fases formales de participación pública en la planificación: una para recabar aportaciones antes de elaborar un proyecto de plan y otra para formular observaciones sobre dicho proyecto. Sin embargo, anteriores procesos de planificación en la RGC demostraron que la participación pública era más eficaz si se llevaba a cabo a lo largo de todo el proceso. Esto incluyó la preparación de diversos folletos, hojas de información técnica (algunas adaptadas a distintos públicos), actualizaciones periódicas (véanse los Recursos más adelante) y gráficos explicativos de conceptos como la conectividad. A lo largo de todo el proceso de planificación (1999-2003), el público participó por diversos medios: prensa, radio, televisión y página web (véanse los recursos más adelante). Los planificadores sabían que era necesario revisar el plan. Sin embargo, los expertos en comunicación señalaron que el público en general no entendía por qué era necesario un nuevo plan de zonificación cuando ya existía uno. En lugar de avanzar con el nuevo proyecto de plan, los expertos en comunicación aconsejaron a los planificadores que se retrajeran durante varios meses para llevar a cabo una campaña de concienciación denominada "Bajo presión". Una vez que los ciudadanos fueron más conscientes de los problemas a los que se enfrentaba el GBR, aceptaron mejor la necesidad de un nuevo plan, pero también comprendieron que podían dar su opinión.

Durante cualquier ejercicio de planificación, algunos mensajes o informaciones clave pueden ser deliberada (o inadvertidamente) distorsionados o tergiversados por quienes se oponen al proceso. Muchas personas creen todo lo que oyen (sin comprobar siempre su exactitud) y también desconfían de cualquier cambio propuesto por los burócratas. Cada vez que estas preocupaciones se transmiten a otros, se embellecen, lo que conduce a distorsiones de los hechos originales. Además, algunas partes interesadas citan de forma selectiva "investigaciones" cuando les conviene, mientras que ignoran las pruebas que defienden una postura contraria. Algunas partes interesadas tienen expectativas poco realistas y no entienden lo que es posible, o imposible, como parte del proceso de planificación. A menos que se aborde esta desinformación, es posible que el público sólo escuche mensajes distorsionados o poco claros que luego pueden ser reforzados por otros con perspectivas similares. Tal desinformación, y el consiguiente miedo e incertidumbre, dieron lugar a algunas de las mayores reuniones públicas durante el proceso de planificación del GBR. Para contrarrestar algunos de estos problemas y abordar las expectativas poco realistas, la GBRMPA elaboró una hoja informativa titulada "Corregir la información errónea", que se distribuyó ampliamente, sobre todo en las grandes reuniones públicas.

No debe suponerse que todas las personas interesadas en una zona o en el proceso de planificación vayan a presentar necesariamente una propuesta por escrito. Alrededor de un millón de personas viven junto a la RGC y muchos millones de personas de otros lugares de Australia y del mundo están preocupadas por el futuro de la RGC. Sin embargo, las 31.600 alegaciones públicas por escrito representan sólo una pequeña proporción de todos esos ciudadanos preocupados (teniendo en cuenta que muchas alegaciones individuales se prepararon en nombre de grupos que representaban a cientos de miembros). En muchos actos públicos durante la planificación o en los medios de comunicación, fue una pequeña "minoría ruidosa" la que dominó los debates. Por ello, se aplicaron distintas técnicas para conocer la opinión de la "mayoría silenciosa", muchos de los cuales estaban interesados o preocupados pero no se molestaron en escribir una declaración pública. Para ello se encargaron sondeos telefónicos en los principales núcleos de población de Australia, con el fin de determinar el nivel "real" de comprensión y apoyo del público en general. Además, se realizó un seguimiento de las actitudes y la concienciación de la comunidad mediante encuestas públicas. Éstas demostraron que muchas partes interesadas estaban mal informadas sobre los principales problemas y presiones y sobre lo que podía o debía hacerse para resolverlos.

Un requisito para un programa de monitoreo participativo dirigido por la comunidad es el desarrollo previo de una relación sólida con los líderes comunitarios. La naturaleza, los objetivos y los métodos a utilizar se debatieron y acordaron con la comunidad antes de su puesta en marcha. Al inicio del programa de seguimiento, la comunidad tomó conciencia de la falta y el gran valor de los datos sobre desembarques pesqueros.

Más de 25 comunidades de tres países, con más de 2.000 pescadores, han participado activamente en este proceso de seguimiento durante más de 4 años. Se seleccionó a jóvenes y se les formó en técnicas de seguimiento y recopilación de datos para identificar especies, medir la longitud y el peso y describir las artes utilizadas, el lugar de captura y otras variables.

Dado que la GBRMPA nunca había recibido tantas propuestas públicas (más de 10.190 en la primera fase y 21.500 en la segunda, sobre el proyecto de plan de zonificación), se utilizó el siguiente proceso en varias fases para analizar todas las propuestas:

1. Los datos de contacto de cada presentación se registraron en una base de datos, se asignó un número de identificación único y se envió una tarjeta de acuse de recibo a quien hubiera realizado la presentación.
2. Todas las propuestas se escanearon individualmente y los archivos electrónicos se guardaron en una base de datos Oracle.
3. Personal formado de la GBRMPA analizó cada envío utilizando un marco de codificación compuesto por palabras clave para una serie de temas y atributos. El marco se elaboró a partir de una muestra aleatoria estratificada de envíos basada en el lugar de origen y el sector. La base de datos vinculaba el PDF escaneado con los datos de contacto y la información analítica (es decir, las palabras clave).
4. Una función de búsqueda y recuperación basada en las palabras clave permitía a los planificadores buscar y recuperar archivos PDF de propuestas concretas o realizar diversas consultas de toda la información contenida en las propuestas.
5. Muchas de las propuestas contenían información espacial, incluidos unos 5.800 mapas en las fases de presentación formal, que se digitalizaron o escanearon.