Il est très important qu’avant de répondre à l’appel à projet une liste du matériel disponible au sein de la structure soit réalisée et que l’état de fonctionnement soit vérifié. Ensuite, une liste du matériel supplémentaire nécessaire pour la réalisation des diverses activités doit être discutée avec les personnes compétentes du projet. Il faut s’assurer de la disponibilité de ce nouveau matériel localement ou à l’extérieur et dans ce dernier cas prendre en compte le temps de livraison (plusieurs semaines ou mois parfois) et les coûts supplémentaires. Ensuite, il est très important de planifier les activités de terrain en fonction des conditions météorologiques et surtout adapter très rapidement les plannings.