Es importante analizar, definir y acordar los posibles servicios compartidos. Si no se prevén economías de escala, no es aconsejable convertirlo en un servicio compartido, ya que el nivel de complejidad aumenta en una configuración de servicios compartidos. Los servicios de tipo idéntico encajan mejor en un concepto de servicios compartidos. En el caso de la NTA, esto significa que los servicios administrativos y los relacionados con la inversión en Alemania son servicios compartidos. Como los programas de subvenciones y los servicios administrativos específicos de los cuatro fondos son diferentes, no se incluyen en los servicios compartidos.

Las expectativas, los procedimientos y la estructura de gestión y gobernanza deben debatirse y acordarse desde el principio. Deben establecerse herramientas claras y sencillas de comunicación y toma de decisiones. El intercambio regular de conocimientos permite la mejora continua a través del aprendizaje mutuo. Una oficina de servicios compartidos ya existente puede ser muy beneficiosa para los nuevos fondos en su fase inicial, ya que les permite empezar a trabajar rápidamente. Sin embargo, la entrada de un nuevo fondo asociado debe considerarse cuidadosamente y debe haber suficientes elementos comunes para que resulte beneficiosa.