Planejamento, relatório e monitoramento da participação e comunicação das partes interessadas

Esse BB teve como objetivo estruturar as tarefas relacionadas ao envolvimento e à comunicação das partes interessadas por meio do desenvolvimento de:

I) Uma estratégia de participação pública baseada em:

  • Três pilares: identificação das partes interessadas; atividades de envolvimento; e monitoramento e avaliação da participação

  • Uma abordagem participativa bidirecional: equilíbrio entre as abordagens de cima para baixo e de baixo para cima

II) Um Plano de Comunicação e Disseminação para definir um tom e uma direção unificados, de modo que todas as atividades, ferramentas e materiais trabalhem em harmonia para criar uma visão compartilhada e aumentar a conscientização sobre a iniciativa e seus resultados. Também incluiu o monitoramento de várias métricas - por meio de vários canais e meios - para avaliar o impacto geral e o sucesso das ações de comunicação e divulgação.

Planos autônomos de comunicação e disseminação, bem como planos e relatórios de engajamento, foram desenvolvidos para orientar e avaliar cada atividade implementada. As principais mensagens desses relatórios foram usadas como notícias na web para comunicar e informar as partes interessadas.

No piloto do Mediterrâneo Ocidental, foram implementadas as seguintes atividades de envolvimento:

  • Workshops institucionais em nível nacional e regional

  • Cursos de treinamento para autoridades governamentais e partes interessadas do setor

  • Parceria com outras iniciativas em andamento na região

  • Desenvolvimento de um site multilíngue, contas de mídia social e produtos, pois os países beneficiários não usam o mesmo idioma

  • Nomeação de um representante governamental (Ponto Focal Nacional) para apoiar a identificação das partes interessadas e convidá-las oficialmente a participar

  • Desenvolvimento de um banco de dados de partes interessadas para incluir todas as partes interessadas que desejarem, facilitando o contato e a disseminação de informações

  • Desenvolvimento de uma identidade visual

  • Um membro da equipe totalmente dedicado à comunicação

  • Banco de dados de partes interessadas: Ao lidar com centenas de partes interessadas, é melhor criar um banco de dados com um número limitado de campos essenciais para manter a comunicação

  • Atividades de engajamento: Comece a organizar e divulgar com bastante antecedência, além de enviar lembretes com frequência (para eventos presenciais e on-line)

  • Comunicações e divulgação: Adaptar a comunicação às partes interessadas envolvidas; usar diferentes canais para atingir um público maior; combinar produtos digitais, audiovisuais e impressos