التخطيط وإعداد التقارير ورصد مشاركة أصحاب المصلحة والتواصل معهم

يهدف هذا البيان العملي إلى هيكلة المهام المتعلقة بمشاركة أصحاب المصلحة والتواصل معهم من خلال تطوير

أولاً) استراتيجية للمشاركة العامة تستند إلى:

  • ثلاث ركائز: تحديد أصحاب المصلحة؛ وأنشطة المشاركة؛ ورصد وتقييم المشاركة

  • مقاربة تشاركية ثنائية الاتجاه: التوازن بين من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى

ثانياً) خطة للتواصل والنشر لوضع نبرة وتوجه موحدين بحيث تعمل جميع الأنشطة والأدوات والمواد في تناغم لخلق رؤية مشتركة لزيادة الوعي بالمبادرة ونتائجها. كما تضمنت رصد عدد من المقاييس - من خلال قنوات ووسائل مختلفة - لتقييم الأثر العام ونجاح إجراءات التواصل والنشر.

تم وضع خطط مستقلة للتواصل والنشر، بالإضافة إلى خطط وتقارير المشاركة لتوجيه وتقييم كل نشاط تم تنفيذه. واستُخدمت الرسائل الرئيسية من هذه التقارير كأخبار على شبكة الإنترنت من أجل التواصل مع أصحاب المصلحة وإبلاغهم.

في المشروع التجريبي لغرب البحر الأبيض المتوسط، تم تنفيذ أنشطة المشاركة التالية:

  • ورش عمل مؤسسية على المستويين الوطني والإقليمي

  • الدورات التدريبية للسلطات الحكومية وأصحاب المصلحة القطاعية

  • الشراكة مع المبادرات الأخرى الجارية في المنطقة

  • تطوير موقع إلكتروني متعدد اللغات، وحسابات ومنتجات على وسائل التواصل الاجتماعي لأن البلدان المستفيدة لا تستخدم نفس اللغة

  • ترشيح ممثل حكومي (نقطة اتصال وطنية) لدعم تحديد أصحاب المصلحة ودعوتهم رسمياً للمشاركة

  • تطوير قاعدة بيانات أصحاب المصلحة لتشمل جميع أصحاب المصلحة الذين يرغبون في ذلك، مما يسهل الاتصال بهم ونشر المعلومات

  • تطوير هوية مرئية

  • عضو من الفريق مكرس بالكامل للتواصل

  • قاعدة بيانات أصحاب المصلحة: عند التعامل مع مئات من أصحاب المصلحة، من الأفضل بناء قاعدة بيانات بعدد محدود من الحقول الأساسية للحفاظ على التواصل

  • أنشطة المشاركة: البدء بالتنظيم والإعلان عنها قبل وقت كافٍ، بالإضافة إلى إرسال رسائل تذكيرية بشكل متكرر (لكل من الفعاليات المباشرة وجهاً لوجه وعبر الإنترنت)

  • التواصل والتوعية: تكييف الاتصال مع أصحاب المصلحة المعنيين؛ استخدام قنوات مختلفة للوصول إلى جمهور أكبر؛ المزج بين المنتجات الرقمية والسمعية والبصرية والمطبوعة