

L'atelier doit être soigneusement planifié longtemps à l'avance pour permettre à ceux qui ont un emploi, des obligations scolaires ou ménagères de répondre à leurs besoins prioritaires. Pour que cet atelier soit pleinement participatif, il faut qu'il y ait un coordinateur et que les tâches du personnel soient bien définies.
- Un coordinateur de projet doté de bonnes compétences en matière de communication.
- Une bonne stratégie de sensibilisation pour faire connaître le projet à tous les participants potentiels et diffuser son objectif et sa fonction.
Un voyage de reconnaissance devrait avoir lieu au moins deux semaines à l'avance pour faciliter la préparation. Pendant cette période, les responsabilités doivent être déléguées afin que les participants arrivent à temps et soient prêts à travailler.