研讨会必须提前精心策划，以便让那些有工作、上学或家务的人能够优先满足自己的需求。成功的关键在于研讨会的参与性，而要使研讨会具有充分的参与性，就必须有一名协调员，并充分确定人员职责
- 具有良好沟通能力的项目协调员。
- 良好的外联战略，向所有潜在参与者宣传项目，并介绍项目的目的和功能
至少应提前两周进行考察，以帮助做好准备。在此期间，应将责任下放，以便参与者及时做好工作准备
