Briefing aan de gemeenschap en selectie van de locatie
De Autoriteit ging een partnerschap aan met de eigen organisatie van de Mandingalbay Yidinji volken, Djunbunji Land and Sea Program. Samen ontwikkelden we een tijdlijn voor projectactiviteiten en een Memorandum of Understanding (MoU) voor de levering van bepaalde resultaten door Djunbunji. Deze resultaten omvatten de bouw van modeltabellen, het faciliteren van betrokkenheid van de gemeenschap en de coördinatie van P3DM activiteitendagen. Tijdens een eerste bijeenkomst met de gemeenschap werd de bredere gemeenschap ingelicht over de parameters, risico's en mogelijke resultaten van het project. De gemeenschap werd stap voor stap door het voorgestelde proces geleid en kreeg een film te zien van de Ovalau P3DM activiteit. Tijdens deze bijeenkomst nam de gemeenschap een aantal belangrijke beslissingen, namelijk - de geografische coördinaten van het gebied dat door het 3 dimensionale model moet worden bestreken (een cruciaal resultaat omdat het bepalend is voor verschillende acties in het vervolg) - de schaal van het model - een kalender met data voor de bouw van het model, de legenda en de populatie van informatie op het model - om deel te nemen aan de ontwikkeling van een video van het proces - een toezegging om tot het einde aan het project te werken
Sterk Mandingalbay Yidinji-leiderschap maakte het mogelijk dat beslissingen op transparante wijze en via vertrouwde gemeenschapsprocessen werden genomen - toegang tot online bronnen zoals video's van andere P3DM-activiteiten maakte het mogelijk dat een bredere dwarsdoorsnede van de gemeenschap het P3DM-proces begreep, zich er prettig bij voelde en er uiteindelijk aan deelnam. Een sterke vertrouwensrelatie tussen Djunbunji en het personeel van de Autoriteit maakte de ontwikkeling van een MoU mogelijk. Door het gebruik van een MoU waren de rollen en verantwoordelijkheden van de faciliterende en ondersteunende organisaties duidelijk en overeengekomen.
Het geografische gebied dat gemodelleerd moet worden, moet vroegtijdig en definitief geselecteerd en goedgekeurd worden door de gemeenschap. Dit is omdat de indeling en het afdrukken van de hoogtekaarten, de grootte en constructie van de tafels en de hoeveelheid aangeschafte materialen afhankelijk zijn van dit gebied. Door samen te werken met een organisatie die de gemeenschap kent en vertrouwt, hebben de facilitators een directe en cultureel geschikte weg naar de gemeenschap. Door voorafgaand aan de gemeenschapsbijeenkomsten voorbereidend werk te doen met de belangrijkste medewerkers van Djunbunji, konden de gemeenschapsbijeenkomsten productiever en beter gefaciliteerd worden. Uit onze ervaring is gebleken dat veel inheemse mensen 'visueel' en 'tastbaar' zijn. Door gebruik te maken van hulpmiddelen zoals video's en foto's kunnen meer inheemse leden van de gemeenschap het concept van P3DM begrijpen en zich ermee bezig houden - en uiteindelijk deelnemen.