Esse BB teve como objetivo estruturar as tarefas relacionadas ao envolvimento e à comunicação das partes interessadas por meio do desenvolvimento de:
I) Uma estratégia de participação pública baseada em:
- Três pilares: identificação das partes interessadas; atividades de envolvimento; e monitoramento e avaliação da participação
- Uma abordagem participativa bidirecional: equilíbrio entre as abordagens de cima para baixo e de baixo para cima
II) Um Plano de Comunicação e Disseminação para definir um tom e uma direção unificados, de modo que todas as atividades, ferramentas e materiais trabalhem em harmonia para criar uma visão compartilhada e aumentar a conscientização sobre a iniciativa e seus resultados. Também incluiu o monitoramento de várias métricas - por meio de vários canais e meios - para avaliar o impacto geral e o sucesso das ações de comunicação e divulgação.
Planos autônomos de comunicação e disseminação, bem como planos e relatórios de engajamento, foram desenvolvidos para orientar e avaliar cada atividade implementada. As principais mensagens desses relatórios foram usadas como notícias na web para comunicar e informar as partes interessadas.
No piloto do Sudeste do Pacífico, foram implementadas as seguintes atividades de envolvimento:
- Reuniões com as partes interessadas, especialmente para o exercício de mapeamento no Golfo de Guayaquil
- Workshops institucionais em nível nacional e regional
- Cursos de treinamento para autoridades governamentais e partes interessadas do setor
- Contatos de projetos anteriores desenvolvidos na região
- Nomeação de um representante governamental (Ponto Focal Nacional) para apoiar a identificação das partes interessadas, bem como para convidá-las oficialmente a participar
- Desenvolvimento de um banco de dados de partes interessadas para incluir todas as partes interessadas que desejassem, facilitando o contato e a disseminação de informações
- Desenvolvimento de uma identidade visual
- Um membro da equipe totalmente dedicado à comunicação
- Banco de dados de partes interessadas: Ao lidar com centenas de partes interessadas, é melhor criar um banco de dados com um número limitado de campos essenciais para manter a comunicação
- Mapeamento das partes interessadas: Mapear ativamente as partes interessadas (por exemplo, técnica de bola de neve) para expandir e diversificar os atores envolvidos
- Atividades de engajamento: Comece a organizar e divulgar com bastante antecedência, além de enviar lembretes com frequência (para eventos presenciais e on-line)
- Partes interessadas locais: Visitas de campo para identificar e se envolver com as partes interessadas locais, que podem estar menos dispostas a usar canais virtuais
- Comunicações e divulgação: Adaptar a comunicação às partes interessadas envolvidas; usar diferentes canais para atingir um público maior; combinar produtos digitais, audiovisuais e impressos