Approche participative globale à double sens.
MSPglobal, IOC-UNESCO
Planification, établissement de rapports et suivi de la participation et de la communication des parties prenantes
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Cette BB visait à structurer les tâches liées à l'engagement des parties prenantes et à la communication par le biais du développement de :
I) Une stratégie de participation publique basée sur :
- trois piliers : l'identification des parties prenantes, les activités d'engagement et le suivi et l'évaluation de la participation
- une approche participative à double sens : équilibre entre la démarche descendante et la démarche ascendante.
II) Un plan de communication et de diffusion pour donner un ton et une direction unifiés afin que toutes les activités, tous les outils et tous les matériels fonctionnent en harmonie pour créer une vision commune afin de mieux faire connaître l'initiative et ses résultats. Ce plan prévoyait également le suivi d'un certain nombre de paramètres - par différents canaux et moyens - afin d'évaluer l'impact global et le succès des actions de communication et de diffusion.
Des plans de communication et de diffusion autonomes, ainsi que des plans et des rapports d'engagement ont été élaborés pour guider et évaluer chaque activité mise en œuvre. Les messages clés de ces rapports ont été utilisés comme actualités sur le web afin de communiquer et de rendre compte aux parties prenantes.
Dans le cadre du projet pilote du Pacifique Sud-Est, les activités d'engagement suivantes ont été mises en œuvre :
- Réunions des parties prenantes, en particulier pour l'exercice de cartographie dans le golfe de Guayaquil
- Ateliers institutionnels aux niveaux national et régional
- Cours de formation pour les autorités gouvernementales et les parties prenantes sectorielles
- Contacts issus de projets antérieurs développés dans la région
- Nomination d'un représentant gouvernemental (point focal national) pour soutenir l'identification des parties prenantes et les inviter officiellement à participer.
- Développement d'une base de données des parties prenantes pour inclure toutes les parties prenantes qui le souhaitent, facilitant ainsi le contact et la diffusion d'informations.
- Développement d'une identité visuelle
- Un membre de l'équipe entièrement dédié à la communication
- Base de données des parties prenantes : Lorsque l'on a affaire à des centaines de parties prenantes, il est préférable de créer une base de données avec un nombre limité de champs essentiels pour maintenir la communication.
- Cartographie des parties prenantes : Recenser activement les parties prenantes (technique de la boule de neige, par exemple) afin d'élargir et de diversifier les acteurs engagés.
- Activités d'engagement : Commencer à organiser et à faire connaître les activités bien à l'avance, et envoyer des rappels fréquemment (pour les événements en face à face et en ligne).
- Acteurs locaux : Visites sur le terrain afin d'identifier et d'engager les parties prenantes locales, qui pourraient être moins disposées à utiliser les canaux virtuels.
- Communication et sensibilisation : Adapter la communication aux parties prenantes concernées ; utiliser différents canaux pour atteindre un public plus large ; combiner les produits numériques, audiovisuels et imprimés.