Планирование, отчетность и мониторинг участия и коммуникации заинтересованных сторон

Цель данного ВВ - структурировать задачи, связанные с привлечением заинтересованных сторон и коммуникацией, путем разработки:

I) Стратегии общественного участия, основанной на:

  • Три столпа: определение заинтересованных сторон; мероприятия по вовлечению; мониторинг и оценка участия
  • двусторонний подход к участию: баланс между "сверху вниз" и "снизу вверх".

II) План по коммуникации и распространению информации, призванный задать единый тон и направление, чтобы все мероприятия, инструменты и материалы работали согласованно, создавая общее видение для повышения осведомленности об инициативе и ее результатах. Он также включает в себя мониторинг ряда показателей - по различным каналам и с помощью различных средств - для оценки общего воздействия и успеха мероприятий по коммуникации и распространению информации.

Для руководства и оценки каждого проведенного мероприятия были разработаны отдельные планы по коммуникации и распространению информации, а также планы и отчеты по взаимодействию. Ключевые сообщения из этих отчетов использовались в качестве веб-новостей, чтобы донести информацию до заинтересованных сторон.

В рамках пилотного проекта в юго-восточной части Тихого океана были проведены следующие мероприятия по вовлечению:

  • Встречи с заинтересованными сторонами, особенно для составления карты в Гуаякильском заливе.
  • Институциональные семинары на национальном и региональном уровнях
  • Учебные курсы для государственных органов и отраслевых заинтересованных сторон
  • Контакты из предыдущего проекта, разработанного в регионе
  • Назначение представителя правительства (национального координатора) для поддержки идентификации заинтересованных сторон, а также для официального приглашения их к участию
  • Создание базы данных заинтересованных сторон, в которую войдут все желающие, что облегчит контакты и распространение информации
  • Разработка визуальной идентификации
  • Член команды, полностью занимающийся вопросами коммуникации
  • База данных заинтересованных сторон: Если речь идет о сотнях заинтересованных сторон, лучше создать базу данных с ограниченным числом основных полей для поддержания связи.
  • Составление карты заинтересованных сторон: Активно составляйте карту заинтересованных сторон (например, по методу "снежного кома"), чтобы расширить и разнообразить круг участников.
  • Мероприятия по вовлечению: Начните организовывать и рекламировать мероприятия заблаговременно, а также часто отправляйте напоминания (как для личных, так и для онлайн-мероприятий).
  • Местные заинтересованные стороны: Выезды на места для выявления и взаимодействия с местными заинтересованными сторонами, которые могут быть менее готовы использовать виртуальные каналы.
  • Коммуникации и информационно-разъяснительная работа: Адаптация коммуникации к заинтересованным сторонам; использование различных каналов для охвата большей аудитории; сочетание цифровых, аудиовизуальных и печатных продуктов