من المهم تحليل الخدمات المشتركة المحتملة وتحديدها والاتفاق عليها. إذا لم تكن هناك وفورات حجم متوقعة فليس من المستحسن جعلها خدمة مشتركة لأن مستوى التعقيد يزداد في إعداد الخدمات المشتركة. يتناسب النوع المتماثل من الخدمات بشكل أفضل في مفهوم الخدمات المشتركة. وهذا يعني في حالة الوكالة الوطنية للتكنولوجيا أن الخدمات الإدارية والخدمات المتعلقة بالاستثمار في ألمانيا هي خدمات مشتركة. ونظراً لاختلاف برامج المنح والخدمات الإدارية الخاصة بالموقع بالنسبة للصناديق الأربعة، فإنها لا تندرج تحت الخدمات المشتركة.

ينبغي مناقشة التوقعات والإجراءات وهيكل الإدارة/الحوكمة والاتفاق عليها منذ البداية. ينبغي إنشاء أدوات واضحة وسهلة للتواصل واتخاذ القرارات. يتيح تبادل المعرفة المنتظم التحسين المستمر من خلال التعلم من بعضنا البعض. يمكن لمكتب الخدمات المشتركة القائم أن يكون مفيداً جداً للصناديق الجديدة في مرحلة بدء التشغيل مما يتيح بداية سريعة. ومع ذلك، ينبغي النظر بعناية في دخول صندوق شريك جديد وينبغي أن يكون هناك ما يكفي من العناصر المشتركة لتكون مفيدة.