Penting untuk menganalisis, mendefinisikan, dan menyepakati potensi layanan bersama. Jika tidak ada skala ekonomi yang diharapkan, tidak disarankan untuk menjadikannya sebagai layanan bersama karena tingkat kerumitannya meningkat dalam pengaturan layanan bersama. Jenis layanan yang identik lebih cocok dalam konsep layanan bersama. Dalam kasus NTA, hal ini berarti bahwa layanan administratif dan layanan terkait investasi di Jerman merupakan layanan bersama. Karena program hibah dan layanan administrasi spesifik lokasi berbeda untuk keempat dana tersebut, maka layanan ini tidak termasuk dalam layanan bersama.

Harapan, prosedur dan struktur manajemen/tata kelola harus didiskusikan dan disepakati sejak awal. Komunikasi yang jelas dan mudah serta alat bantu pengambilan keputusan harus dibuat. Berbagi pengetahuan secara teratur memungkinkan peningkatan berkelanjutan melalui pembelajaran satu sama lain. Kantor layanan bersama yang sudah ada dapat sangat bermanfaat bagi dana baru dalam fase awal sehingga memungkinkan mereka untuk memulai dengan cepat. Namun, masuknya dana mitra baru harus dipertimbangkan dengan hati-hati dan harus ada cukup banyak elemen umum yang bermanfaat.