Het is belangrijk om potentiële gedeelde diensten te analyseren, te definiëren en er overeenstemming over te bereiken. Als er geen schaalvoordelen te verwachten zijn, is het niet aan te raden om er een gedeelde dienst van te maken, aangezien de complexiteit toeneemt in een gedeelde dienst. Identieke type diensten passen beter in een shared services concept. In het geval van de NTA betekent dit dat de administratieve en investeringsgerelateerde diensten in Duitsland gedeelde diensten zijn. Aangezien de subsidieprogramma's en de locatiespecifieke administratieve diensten voor de vier fondsen verschillend zijn, vallen deze niet onder de gedeelde diensten.

Verwachtingen, procedures en een management/governancestructuur moeten vanaf het begin worden besproken en overeengekomen. Er moeten duidelijke en eenvoudige communicatie- en besluitvormingsinstrumenten worden vastgesteld. Het regelmatig delen van kennis maakt voortdurende verbetering mogelijk door van elkaar te leren. Een bestaand shared service office kan zeer nuttig zijn voor nieuwe fondsen in hun opstartfase, waardoor een snelle start mogelijk is. De toetreding van een nieuw partnerfonds moet echter zorgvuldig worden overwogen en er moeten voldoende gemeenschappelijke elementen zijn om voordelig te zijn.