Potansiyel paylaşılan hizmetlerin analiz edilmesi, tanımlanması ve üzerinde anlaşmaya varılması önemlidir. Beklenen ölçek ekonomileri yoksa, paylaşılan hizmetler kurulumunda karmaşıklık düzeyi artacağından, bunun paylaşılan bir hizmet haline getirilmesi tavsiye edilmez. Aynı türden hizmetler, paylaşılan hizmetler konseptine daha iyi uyum sağlar. NTA örneğinde bu, Almanya'daki idari ve yatırımla ilgili hizmetlerin paylaşılan hizmetler olduğu anlamına gelmektedir. Hibe programları ve sahaya özgü idari hizmetler dört fon için farklı olduğundan, bunlar ortak hizmetler kapsamına dahil edilmemiştir.

Beklentiler, prosedürler ve bir yönetim/yönetişim yapısı en başından itibaren tartışılmalı ve kararlaştırılmalıdır. Açık ve kolay iletişim ve karar alma araçları oluşturulmalıdır. Düzenli bilgi paylaşımı, birbirinden öğrenme yoluyla sürekli iyileştirme sağlar. Mevcut bir ortak hizmet ofisi, başlangıç aşamasındaki yeni fonlar için çok faydalı olabilir ve hızlı bir başlangıç sağlar. Ancak, yeni ortak fonun girişi dikkatle değerlendirilmeli ve faydalı olması için yeterli ortak unsurlar bulunmalıdır.