계획 프로세스가 거의 완료될 때까지 기다리기보다는 계획 프로세스 시작 단계부터 주요 정치인들을 참여시키는 것이 중요합니다. GBR 계획 프로세스가 시작된 직후, 공식적인 '리더 가이드'가 GBR 연안의 모든 주 및 연방 정치인에게 전달되었고, 가능한 경우 GBRMPA 고위 직원이 직접 개인 브리핑을 진행했습니다. 이를 통해 모든 정치인이 정확한 정보를 얻고, 유권자에게 제공할 추가 자료를 확보하고, 추가 정보가 필요한 경우 GBRMPA 내 연락처를 확보하는 데 도움이 되었습니다. 일부 의사결정권자는 모든 계획 결정이 합의에 기반하거나 모든 이해관계자가 '윈윈'하는 것을 선호하지만, 대부분의 MPA 계획 프로세스와 같이 규모가 크고 복잡한 문제를 다루는 이해관계자 프로세스에서는 합의나 '윈윈'은 달성할 수 없는 목표입니다. GBR에서는 계획 프로세스 초기에 정치인들에게 타협이 예상되는 결과라는 점을 설명하는 것이 중요했습니다. GBR 구역 재조정이 끝났을 때 어느 이해관계자 그룹도 원하는 것을 정확히 얻었다고 생각하지는 않았지만, 모든 그룹이 참여하고 의견을 제시할 기회가 충분하다는 것을 알았고 대부분 모든 부문이 타협한 것을 이해했습니다.

GBR 계획 프로그램 전반에 걸쳐 대상별 교육 자료가 준비되어 널리 배포되었습니다. 예를 들어 GBR 전역의 70개 생물권 지도는 이후 많은 대중 참여의 기반이 된 핵심적인 기초 문서였습니다. 기술 정보 시트(아래 참조)를 준비하면서 '생물다양성'이 무엇인지, 그 중요성이 무엇인지 모르는 사람들이 많았기 때문에 '생물다양성'과 같은 개념을 쉽게 설명하는 데 도움이 되었습니다. 마찬가지로 해양 환경에서 '연결성'의 중요성을 설명하기 위해 '블루 하이웨이를 건너다'(아래 사진 참조)라는 제목의 포스터를 제작하여 큰 효과를 거두었습니다. 이 포스터는 디지털 아트, 사진, 문구를 조합하여 육지와 바다, 그리고 GBR 서식지 내 연결성의 중요성을 설명함으로써 구역 지정에 대한 '대표적' 접근법의 필요성을 강조했습니다. 이해관계자 그룹마다 이해관계가 다르기 때문에 해당 분야를 잘 이해하는 전문가가 커뮤니케이션 메시지를 적절히 조정했습니다. 예를 들어 어부에게 전달되는 메시지는 연구자나 정치인에게 전달되는 메시지와 매우 유사한 메시지를 전달하는 방식이 달랐습니다.

GBR 법률은 계획 수립 시 두 단계의 공식적인 대중 참여를 의무화하고 있는데, 첫 번째 단계는 계획 초안을 작성하기 전에 의견을 구하는 단계이고, 두 번째 단계는 계획 초안에 대한 의견을 제시하는 단계입니다. 그러나 GBR의 이전 계획 프로세스는 대중의 참여가 프로세스 전반에 걸쳐 이루어질 때 더 효과적이라는 것을 보여주었습니다. 여기에는 다양한 브로셔, 기술 정보 시트(일부는 대상에 따라 맞춤 제작), 정기적인 업데이트(아래 리소스 참조), 연결성과 같은 개념을 설명하는 그래픽의 준비가 포함되었습니다. 계획 수립 과정(1999~2003년) 내내 신문, 라디오, TV, 웹사이트(아래 리소스 참조) 등 다양한 방법을 통해 대중의 참여를 유도했습니다. 기획자들은 수정된 계획이 필요하다는 것을 알고 있었습니다. 그러나 커뮤니케이션 전문가들은 더 많은 대중이 이미 기존 계획이 있는데 왜 새로운 구역 계획이 필요한지 이해하지 못한다고 지적했습니다. 커뮤니케이션 전문가들은 새로운 계획 초안을 진행하기보다는 몇 달 동안 뒤로 물러나 'Under Pressure'라는 인식 개선 캠페인을 진행하라고 조언했습니다. 대중이 GBR이 직면한 문제를 더 잘 인식하게 되자 새로운 계획의 필요성을 더 수용하는 한편, 자신들이 발언권을 가질 수 있음을 이해하게 되었습니다.

계획 수립 과정에서 일부 핵심 메시지나 정보가 프로세스에 반대하는 사람들에 의해 의도적으로(또는 실수로) 왜곡되거나 잘못 전달될 수 있습니다. 많은 사람들이 항상 정확성을 확인하지 않고 듣는 모든 것을 믿으며 관료들이 제안하는 모든 변경 사항을 의심하기도 합니다. 이러한 우려는 다른 사람들에게 전달될 때마다 꾸밈이 가미되어 원래 사실과 다른 왜곡으로 이어집니다. 또한 일부 이해관계자들은 자신의 우려에 부합하는 '연구'는 선택적으로 인용하면서 반대 입장의 증거는 무시합니다. 일부 이해관계자들은 비현실적인 기대치를 가지고 있으며, 계획 과정에서 무엇이 가능한지 또는 불가능한지 이해하지 못합니다. 이러한 잘못된 정보가 해결되지 않으면 대중은 왜곡되거나 불명확한 메시지만 듣게 되고, 비슷한 관점을 가진 다른 사람들에 의해 강화될 수 있습니다. 이러한 잘못된 정보와 그로 인한 공포와 불확실성으로 인해 GBR 계획 수립 과정에서 가장 큰 규모의 공개 회의가 열렸습니다. 이러한 문제에 대응하고 비현실적인 기대에 대응하기 위해 GBRMPA는 '잘못된 정보 바로잡기'라는 제목의 팩트 시트를 제작하여 특히 대규모 공개 회의에서 널리 배포했습니다.

지역이나 계획 과정에 이해관계가 있는 모든 사람이 반드시 서면 제출을 할 것이라고 가정해서는 안 됩니다. 약 100만 명의 사람들이 GBR에 인접하여 살고 있으며, 호주 및 전 세계 수백만 명의 사람들이 GBR의 미래에 대해 우려하고 있습니다. 그러나 31,600건의 공개 서면 제출은 전체 관심 있는 시민 중 극히 일부에 불과합니다(수백 명의 회원을 대표하는 단체를 대신하여 작성된 개별 제출이 많다는 점에 유의하세요). 계획 수립 과정이나 언론에 보도된 많은 공개 행사에서 토론을 지배한 것은 소수의 '시끄러운 소수'였습니다. 따라서 관심이나 우려는 있지만 공개적으로 의견을 제시하지 않는 '침묵하는 다수'의 견해를 파악하기 위해 다양한 기법이 적용되었습니다. 여기에는 광범위한 대중의 이해와 지지의 '실제' 수준을 파악하기 위해 호주 전역의 주요 인구 중심지에 전화 여론조사를 의뢰하는 것도 포함되었습니다. 또한 공개 설문조사를 통해 지역 사회의 태도와 인식을 모니터링했습니다. 그 결과 많은 이해관계자들이 주요 이슈/압박과 이를 해결하기 위해 무엇을 할 수 있는지, 또는 무엇을 해야 하는지에 대해 잘못된 정보를 갖고 있는 것으로 나타났습니다.

커뮤니티 주도의 참여형 모니터링 프로그램의 필수 요건은 커뮤니티 리더와 사전에 긴밀한 관계를 구축하는 것입니다. 프로그램의 성격, 목적, 사용 방법 등은 시행 전에 지역 사회와 논의하고 합의했습니다. 모니터링 프로그램을 시작할 때 어업 어획 데이터의 부족과 그 가치에 대한 인식이 커뮤니티 내에서 명확하게 확립되었습니다.

3개국 25개 커뮤니티, 2000명이 넘는 어부들이 4년 넘게 이 모니터링 과정에 적극적으로 참여했습니다. 젊은이들을 선발하여 어종을 식별하고, 길이와 무게를 측정하고, 사용된 어구, 포획 위치 및 기타 변수를 설명하는 모니터링 기술과 데이터 수집에 대한 교육을 실시했습니다.