Het is belangrijk om de belangrijkste politieke spelers vanaf het begin bij het planningsproces te betrekken in plaats van te wachten tot het proces bijna is afgerond. Kort na de start van het GBR planningsproces werd een formele 'Leader's Guide' bezorgd aan alle staats- en federale politici langs de GBR-kust en waar mogelijk werden persoonlijke briefings gegeven door senior GBRMPA-medewerkers. Dit hielp ervoor te zorgen dat alle politici over de juiste informatie beschikten, extra materiaal hadden om aan hun kiezers te geven en een contactpersoon binnen de GBRMPA hadden als meer informatie nodig was. Hoewel sommige besluitvormers het liefst zouden zien dat alle planningsbeslissingen op consensus gebaseerd zouden zijn of een 'win-win' voor alle betrokkenen zouden opleveren, zijn noch consensus noch 'win-wins' haalbare doelen voor processen met belanghebbenden die te maken hebben met kwesties van een dergelijke omvang en complexiteit als de meeste MPA planningsprocessen. In het GBR was het belangrijk om politici al vroeg in het planningsproces uit te leggen dat compromissen de verwachte resultaten waren. Aan het einde van de GBR-herbestemming had geen enkele groep belanghebbenden het gevoel precies te hebben gekregen wat ze wilden; maar elke groep wist dat ze ruimschoots de kans hadden gekregen om betrokken te raken en input te leveren - en de meesten begrepen de compromissen die alle sectoren hadden gesloten.

Gedurende het GBR-planningsprogramma werd er gericht educatief materiaal opgesteld en op grote schaal verspreid. De kaart van de 70 bioregio's in het GBR was bijvoorbeeld een belangrijk basisdocument waarop veel latere publieke betrokkenheid was gebaseerd. De voorbereiding van technische informatiebladen (zie hieronder) hielp om begrippen als 'biodiversiteit' in lekentaal uit te leggen, aangezien veel mensen niet begrepen wat het was of wat het belang ervan was. Ook de poging om het belang van 'connectiviteit' in het mariene milieu uit te leggen, werd sterk bevorderd door een poster getiteld 'Crossing the Blue Highway' (zie foto's hieronder). Deze poster gebruikte een combinatie van digitale kunst, foto's en woorden om het belang van connectiviteit tussen land en zee en binnen habitats van het GBR uit te leggen. Verschillende groepen belanghebbenden hebben verschillende belangen, dus de communicatieboodschappen werden op maat gemaakt door experts die de sectoren begrepen. Wat bijvoorbeeld aan vissers werd gepresenteerd, was anders dan hoe een zeer vergelijkbare boodschap aan onderzoekers of politici werd gepresenteerd.

De GBR-wetgeving schrijft 2 formele fasen van betrokkenheid van het publiek bij de planning voor - een fase waarin input wordt gevraagd voorafgaand aan de ontwikkeling van een ontwerpplan en een tweede fase waarin commentaar op dat ontwerpplan wordt gegeven. Eerdere planningsprocessen in het GBR toonden echter aan dat de betrokkenheid van het publiek effectiever was als deze gedurende het hele proces plaatsvond. Dit omvatte de voorbereiding van verschillende brochures, technische informatiebladen (sommige op maat gemaakt voor verschillende doelgroepen), periodieke updates (zie Bronnen hieronder) en grafieken die concepten zoals connectiviteit uitleggen. Tijdens het planningsproces (1999-2003) werd het publiek op verschillende manieren bij het proces betrokken, bijvoorbeeld via kranten, radio, tv en de website (zie bronnen hieronder). De planners wisten dat een herzien plan nodig was. Communicatiedeskundigen wezen er echter op dat het grote publiek niet begreep waarom er een nieuw bestemmingsplan nodig was, terwijl er al een bestaand plan was. In plaats van verder te gaan met het nieuwe ontwerpplan, adviseerden communicatiedeskundigen de plannenmakers om zich een aantal maanden terug te trekken en een bewustwordingscampagne te voeren onder de naam "Under Pressure". Toen het publiek zich eenmaal meer bewust was van de problemen waar GBR mee te maken had, accepteerden ze de noodzaak van een nieuw plan beter, maar begrepen ze ook dat ze hun zegje konden doen.

Tijdens elke planningsoefening kunnen sommige belangrijke boodschappen of informatie opzettelijk (of onopzettelijk) verdraaid of verkeerd voorgesteld worden door diegenen die tegen het proces zijn. Veel mensen geloven alles wat ze horen (zonder altijd de juistheid ervan te controleren) en staan ook wantrouwig tegenover alle veranderingen die door bureaucraten worden voorgesteld. Telkens als deze zorgen worden doorgegeven aan anderen, worden ze verfraaid, wat leidt tot verdraaiingen van de oorspronkelijke feiten. Bovendien citeren sommige belanghebbenden selectief uit 'onderzoek' als dat hun zorgen wegneemt, terwijl ze bewijs met een tegengesteld standpunt negeren. Sommige belanghebbenden hebben onrealistische verwachtingen en begrijpen niet wat mogelijk of onmogelijk is als onderdeel van het planningsproces. Als deze verkeerde informatie niet wordt aangepakt, hoort het publiek misschien alleen de vervormde of onduidelijke berichten, die vervolgens door anderen met soortgelijke perspectieven kunnen worden versterkt. Dergelijke verkeerde informatie, en de daaruit voortvloeiende angst en onzekerheid, leidde tot enkele van de grootste openbare bijeenkomsten tijdens het GBR-planningsproces. Om enkele van deze problemen tegen te gaan en onrealistische verwachtingen weg te nemen, stelde GBRMPA een informatieblad op met de titel 'De verkeerde informatie corrigeren' - dit werd op grote schaal verspreid, vooral tijdens grote openbare bijeenkomsten.

Er mag niet van worden uitgegaan dat iedereen die belang heeft bij een gebied of het planningsproces per se een schriftelijke bijdrage zal indienen. Ongeveer 1 miljoen mensen wonen in de buurt van de GBR en vele miljoenen mensen elders in Australië en internationaal zijn bezorgd over de toekomst van de GBR. De 31.600 schriftelijke publieke bijdragen vertegenwoordigden echter slechts een klein deel van al die bezorgde burgers (waarbij moet worden opgemerkt dat veel individuele bijdragen werden opgesteld namens groepen die vele honderden leden vertegenwoordigen). Op veel openbare evenementen tijdens de planning of in de media was het een kleine 'luidruchtige minderheid' die de discussies domineerde. Er werden daarom verschillende technieken toegepast om de mening van de 'zwijgende meerderheid' te achterhalen, van wie velen wel geïnteresseerd of bezorgd waren maar niet de moeite namen om een publieke bijdrage te schrijven. Dit omvatte onder andere telefonische enquêtes in grote bevolkingscentra elders in Australië om het 'echte' niveau van het begrip en de steun van het bredere publiek te bepalen. Daarnaast werden de houding en het bewustzijn van de gemeenschap gemonitord door middel van publieksenquêtes. Hieruit bleek dat veel belanghebbenden verkeerd geïnformeerd waren over de belangrijkste problemen/druk en over wat er gedaan kon of moest worden om hun zorgen weg te nemen.

Een vereiste voor een door de gemeenschap geleid participatief monitoringsprogramma is het vooraf ontwikkelen van een sterke relatie met de leiders van de gemeenschap. De aard, de doelstellingen en de te gebruiken methoden werden met de gemeenschap besproken en overeengekomen voordat het programma werd geïmplementeerd. Aan het begin van het monitoringprogramma werd de gemeenschap zich duidelijk bewust van het gebrek aan en de grote waarde van gegevens over de aanvoer van vis.

Meer dan 25 gemeenschappen in drie landen, met meer dan 2000 vissers, hebben meer dan 4 jaar actief deelgenomen aan dit monitoringproces. Jongeren werden geselecteerd en getraind in monitoringtechnieken en het verzamelen van gegevens om soorten te identificeren, lengte en gewicht te meten en het gebruikte vistuig, de vangstlocatie en andere variabelen te beschrijven.