Il est important d'impliquer les acteurs politiques clés dès le début du processus de planification plutôt que d'attendre la fin de ce processus. Peu après le début du processus de planification de la GBR, un "Leader's Guide" officiel a été remis à tous les hommes politiques de l'État et du gouvernement fédéral le long de la côte de la GBR et, dans la mesure du possible, des séances d'information personnelles ont été organisées par le personnel de haut niveau de la GBRMPA. Cela a permis de s'assurer que tous les hommes politiques disposaient des informations correctes, de documents supplémentaires à remettre à leurs électeurs et d'un contact au sein de la GBRMPA en cas de besoin d'informations supplémentaires. Alors que certains décideurs préféreraient que toutes les décisions de planification soient basées sur le consensus, ou qu'elles soient gagnantes pour toutes les parties concernées, ni le consensus ni les gains ne sont des objectifs réalisables pour des processus de parties prenantes traitant de questions d'une ampleur et d'une complexité telles que celles de la plupart des processus de planification des aires marines protégées. Dans la RGO, il était important d'expliquer aux politiciens, dès le début du processus de planification, que des compromis étaient attendus. À la fin du rezonage de la RGO, aucun groupe de parties prenantes n'avait le sentiment d'avoir obtenu exactement ce qu'il voulait, mais tous les groupes savaient qu'ils avaient eu de nombreuses occasions de s'engager et de fournir des informations - et la plupart comprenaient les compromis que tous les secteurs avaient faits.

Tout au long du programme de planification du RGO, du matériel pédagogique ciblé a été préparé et largement distribué. Par exemple, la carte des 70 biorégions de la réserve de biosphère a été un document fondamental sur lequel s'est appuyé un grand nombre d'engagements publics ultérieurs. La préparation de fiches d'information technique (voir ci-dessous) a permis d'expliquer des concepts tels que la "biodiversité" en termes simples, car de nombreuses personnes ne comprenaient pas ce que c'était ni son importance. De même, une affiche intitulée "Crossing the Blue Highway" (voir les photos ci-dessous) a permis d'expliquer l'importance de la "connectivité" dans l'environnement marin. Ce poster utilisait une combinaison d'art numérique, de photos et de mots pour expliquer l'importance de la connectivité entre la terre et la mer, et au sein des habitats de la RGO - ce qui a renforcé la nécessité d'une approche "représentative" du zonage. Les groupes de parties prenantes ayant des intérêts différents, les messages de communication ont été adaptés de manière appropriée par des experts qui comprenaient les secteurs. Par exemple, ce qui a été présenté aux pêcheurs était différent de la manière dont un message très similaire a été présenté aux chercheurs ou aux politiciens.

La législation sur les RGO prévoit deux phases formelles d'engagement du public dans le cadre de la planification : la première vise à obtenir des informations avant l'élaboration d'un projet de plan, et la seconde à formuler des observations sur ce projet de plan. Cependant, les processus de planification antérieurs dans la RGO ont démontré que l'engagement du public était plus efficace s'il était entrepris tout au long du processus. Il s'agissait notamment de préparer diverses brochures, des fiches d'information technique (certaines adaptées à différents publics cibles), des mises à jour périodiques (voir Ressources ci-dessous) et des graphiques expliquant des concepts tels que la connectivité. Tout au long du processus de planification (1999-2003), le public a été impliqué par le biais de diverses méthodes, telles que les journaux, la radio, la télévision et le site web (voir les ressources ci-dessous). Les planificateurs savaient qu'un plan révisé était nécessaire. Cependant, les experts en communication ont souligné que le grand public ne comprenait pas pourquoi un nouveau plan de zonage était nécessaire alors qu'il existait déjà un plan. Plutôt que de faire avancer le nouveau projet de plan, les experts en communication ont conseillé aux urbanistes de se retirer pendant plusieurs mois pour mener une campagne de sensibilisation intitulée "Sous pression". Une fois que le public a été sensibilisé aux problèmes auxquels est confronté le GBR, il a mieux accepté la nécessité d'un nouveau plan, tout en comprenant qu'il pouvait avoir son mot à dire.

Au cours de tout exercice de planification, certains messages ou informations clés peuvent être délibérément (ou par inadvertance) déformés ou mal présentés par ceux qui s'opposent au processus. De nombreuses personnes croient tout ce qu'elles entendent (sans toujours en vérifier l'exactitude) et se méfient également de tout changement proposé par les bureaucrates. Chaque fois que ces préoccupations sont transmises à d'autres, elles sont embellies, ce qui entraîne des distorsions par rapport aux faits initiaux. En outre, certaines parties prenantes citent sélectivement des "recherches" lorsque cela correspond à leurs préoccupations, tout en ignorant les preuves d'une position contraire. Certaines parties prenantes ont des attentes irréalistes et ne comprennent pas ce qui est possible, ou impossible, dans le cadre du processus de planification. Si l'on ne s'attaque pas à cette désinformation, le public risque de n'entendre que des messages déformés ou peu clairs, qui peuvent ensuite être renforcés par d'autres personnes ayant des points de vue similaires. Ces informations erronées, ainsi que la peur et l'incertitude qui en découlent, ont donné lieu à certaines des réunions publiques les plus importantes au cours du processus de planification du RGO. Pour remédier à certains de ces problèmes et répondre aux attentes irréalistes, la GBRMPA a produit une fiche d'information intitulée "Corriger les informations erronées", qui a été largement diffusée, en particulier lors des grandes réunions publiques.