Avant de commencer à approcher les bailleurs de fonds potentiels, il était nécessaire de planifier et de concevoir soigneusement le projet et d'anticiper toutes les informations que les bailleurs de fonds souhaiteraient connaître. Il s'agit notamment des objectifs et des résultats du projet, de l'équipe impliquée, du plan logistique et du budget. Il est également important de réfléchir clairement à la manière dont le projet laissera un héritage durable au-delà de l'expédition de nettoyage. Ces éléments doivent être développés dans une proposition de projet écrite et complète.

Une fois la conception du projet achevée, il est nécessaire de mettre en place des sites médiatiques pour le projet, ce qui nécessite également de développer un logo, un titre et un slogan pour le projet. Nous avons également mis en place des adresses électroniques spécifiques au projet. Les sites médiatiques (Facebook, Twitter, Instagram et le site web du projet) ont tous besoin d'un contenu initial et donc une bibliothèque de photos a été compilée et le texte du contenu a été établi. Avant de lancer le projet, nous avons également terminé le recrutement de l'équipe (12 volontaires au total) et attribué des rôles spécifiques à l'équipe pour la durée du projet, par exemple, responsable des médias sociaux, responsable de la sensibilisation, responsable scientifique. Une fois ces éléments en place, il a été possible de planifier une stratégie de collecte de fonds.