Voordat werd begonnen met het benaderen van potentiële financiers was het noodzakelijk om het project zorgvuldig te plannen en te ontwerpen en te anticiperen op alle informatie die financiers zouden willen weten. Dit omvat de doelstellingen en resultaten van het project, het betrokken team, het logistieke plan en het budget. Het is ook belangrijk om duidelijk na te denken over hoe het project een blijvend effect zal hebben na de schoonmaakexpeditie. Dit moet worden uitgewerkt in een volledig geschreven projectvoorstel.

Na voltooiing van het projectontwerp is het noodzakelijk om de mediasites van het project op te zetten. Hiervoor moest ook een projectlogo, titel en slogan worden ontwikkeld. We hebben ook specifieke e-mailadressen voor het project opgezet. De mediasites (Facebook, Twitter, Instagram & projectwebsite) hadden allemaal een eerste inhoud nodig en daarom werd er een fotobibliotheek samengesteld en een inhoudstekst opgesteld. Voor de lancering van het project voltooiden we ook de werving van het team (12 teamvrijwilligers in totaal) en wezen we specifieke teamrollen toe voor de duur van het project, bijvoorbeeld social media officer, outreach officer, science officer. Nu dit geregeld was, was het mogelijk om een fondsenwervingsstrategie te plannen.