Antes de empezar a dirigirse a los posibles financiadores era necesario planificar y diseñar cuidadosamente el proyecto y anticipar toda la información que los financiadores desearían conocer. Esto incluye los objetivos y resultados del proyecto, el equipo implicado, el plan logístico y el presupuesto. También es importante pensar claramente en cómo el proyecto tendrá un legado duradero más allá de la expedición de limpieza. Esto debe desarrollarse en una propuesta de proyecto completa por escrito.

Una vez finalizado el diseño del proyecto, es necesario crear los sitios web del proyecto en los medios de comunicación, lo que también requiere desarrollar un logotipo, un título y un eslogan para el proyecto. También creamos direcciones de correo electrónico específicas para el proyecto. Todos los sitios web (Facebook, Twitter, Instagram y el sitio web del proyecto) requerían un contenido inicial, por lo que se recopiló una biblioteca de fotos y se estableció el texto del contenido. Antes de poner en marcha el proyecto también completamos la contratación del equipo (12 voluntarios en total) y asignamos funciones específicas al equipo durante la duración del proyecto, por ejemplo, responsable de redes sociales, responsable de divulgación y responsable científico. Una vez establecido todo esto, fue posible planificar una estrategia de recaudación de fondos.