Realizar reuniões de coordenação entre os grupos de ciclistas e o grupo promotor do corredor de conectividade CPY para definir o orçamento, a rota, o roteiro, as responsabilidades e a mensagem que será transmitida na edição atual, por exemplo: grupos étnicos, ursos de óculos - ursos andinos (Tremarctos Ornatus), anta da montanha (Tapirus pinchaque), recursos hídricos etc.

Em um segundo momento, todos os atores se reúnem: autoridade ambiental, empresa privada e instituições assistenciais para acordar a logística, as questões de apoio e o plano de contingência para garantir a segurança dos ciclistas.

A estrutura e a comunicação em um espaço governamental são fundamentais para o sucesso do evento, às vezes é complicado lidar com certos conflitos de liderança institucional e protagonismo.