Coördinatiebijeenkomsten organiseren tussen fietsgroepen en de promotorgroep van de CPY verbindingscorridor om het budget, de route, de routekaart, de verantwoordelijkheden en de boodschap die in de huidige editie zal worden overgebracht te definiëren, bijvoorbeeld: etnische groepen, brilberen - andesische beren (Tremarctos Ornatus), bergtapir (Tapirus pinchaque), watervoorraad of etc.

Op een tweede moment komen alle actoren bij elkaar: milieu-instantie, privébedrijf en hulpinstellingen om afspraken te maken over logistiek, ondersteuningskwesties en het noodplan om de veiligheid van fietsers te garanderen.

De structuur en communicatie in een overheidsomgeving zijn de sleutel tot het succes van het evenement. Soms is het ingewikkeld om bepaalde conflicten om te gaan met institutioneel leiderschap en protagonisme.