عقد اجتماعات تنسيقية بين مجموعات الدراجات الهوائية ومجموعة مروجي ممر الربط CPY لتحديد الميزانية والمسار وخريطة الطريق والمسؤوليات والرسالة التي سيتم نقلها في النسخة الحالية، على سبيل المثال: المجموعات العرقية والدببة المنظورة - دببة الأنديز (Tremarctos Ornatus) والتابير الجبلية (Tapirus pinchaque) وموارد المياه أو غيرها.

في لحظة ثانية، تجتمع جميع الجهات الفاعلة: السلطة البيئية، الشركة الخاصة والمؤسسات الإغاثية للاتفاق على الخدمات اللوجستية وقضايا الدعم وخطة الطوارئ لضمان سلامة راكبي الدراجات.

إن الهيكلية والتواصل في الفضاء الحكومي أمران أساسيان لنجاح الحدث، وأحياناً يكون من الصعب التعامل مع بعض النزاعات في بعض الأحيان من أجل القيادة المؤسسية والخصومة.