تعمل آلية تقديم الملاحظات على زيادة الشفافية من خلال توفير طريقة منظمة وسهلة الوصول وسرية لأفراد المجتمع للتعبير عن مخاوفهم أو مشاركة ملاحظاتهم. وبفضل صناديق الإغلاق الموزعة في أربع مناطق، يمكن للأفراد تقديم الملاحظات دون الحاجة إلى السفر أو الخوف من الانتقام. يضمن فريق الاستجابة متعدد المنظمات إجراء مراجعة محايدة، مما يدل على المساءلة ويقلل من تصورات التحيز. وتوفر المراجعات المنتظمة للملاحظات والاجتماعات المجتمعية تحديثات حول كيفية معالجة الشواغل، مما يعزز الثقة في العملية ويعزز ثقة المجتمع في جهود الحفظ.
يتم ضمان الشفافية في آلية التغذية الراجعة من خلال إتاحة إمكانية الوصول والنزاهة والمساءلة. تتيح الصناديق المغلقة في أربع مناطق تقديم الملاحظات بسرية، مما يضمن سماع أصوات المجتمع المحلي. يضمن فريق استجابة متعدد المنظمات إجراء مراجعات عادلة، بينما توفر الاجتماعات المنتظمة تحديثات حول الإجراءات المتخذة. ويوجه دستور المشروع عملية صنع القرار، التي ينفذها ممثلون منتخبون على مستوى المركز والمناطق، مما يعزز الثقة والملكية المجتمعية.
وقد وفّر ضمان الشفافية في آلية تقديم الملاحظات دروساً رئيسية تعزز الثقة والمساءلة.
وقد لعبت إمكانية الوصول دوراً حاسماً، حيث سمحت الصناديق المغلقة في أربع مناطق لأفراد المجتمع المحلي بتقديم تظلماتهم بسرية، مما زاد من المشاركة.
كان الحياد في مراجعة الملاحظات مهمًا أيضًا. فوجود فريق استجابة يتألف من منظمات متعددة يقلل من التحيز ويطمئن المجتمع المحلي بأنه سيتم التعامل مع الشكاوى بشكل عادل.
وأثبتت الاتصالات المنتظمة أهميتها، حيث توفر الاجتماعات تحديثات بشأن أي تظلمات والإجراءات المتخذة، مما يعزز الثقة.
كما أن وجود هيكل حوكمة واضح للجان الاستجابة للتظلمات ولجان المناطق، ضمن الاتساق في التعامل مع الملاحظات. بالإضافة إلى ذلك، أدى إشراك ممثلي لجان المناطق المنتخبين في الرقابة إلى تعزيز الملكية والشرعية المحلية.