Beberapa dari ribuan kiriman publik yang diterima dan menunggu untuk dipindai (harap dicatat bahwa beberapa kiriman menyertakan peta dan banyak data pendukung tambahan).
Pengajuan publik secara tertulis selama perencanaan
Selama tahap pertama komentar publik, peta besar disediakan secara gratis untuk publik; pengajuan ini menggunakan peta tersebut untuk menandai area yang diminati oleh pengaju. Pengirim lainnya memilih untuk menandai seluruh peta, mengklaim bahwa mereka...
Salah satu formulir pengajuan A3 yang digunakan pada tahap ke-2 komentar publik; format ini terbukti jauh lebih mudah untuk dikodekan daripada peta dan formulir pengajuan yang asli dan membantu banyak dari mereka yang mengajukan untuk memberikan koment...
Mengingat bahwa GBRMPA sebelumnya tidak pernah menerima begitu banyak masukan dari masyarakat (>10.190 pada tahap pertama dan 21.500 pada tahap kedua yang mengomentari rancangan rencana zonasi), maka proses multi-tahap berikut ini digunakan untuk menganalisa semua masukan tersebut:
- Rincian kontak dari setiap pengajuan dicatat dalam database, nomor identifikasi unik diberikan, dan kartu ucapan terima kasih dikirimkan kepada siapa pun yang membuat pengajuan.
- Semua pengajuan dipindai satu per satu dan file elektronik disimpan ke dalam database pengajuan Oracle.
- Staf GBRMPA yang terlatih menganalisis setiap pengajuan menggunakan kerangka kerja pengkodean yang terdiri dari kata kunci untuk berbagai tema dan atribut. Kerangka kerja ini dikembangkan dari sampel acak bertingkat dari pengajuan berdasarkan tempat asal dan sektor. Basis data menghubungkan PDF yang dipindai dengan detail kontak yang relevan dan informasi analitis (yaitu kata kunci)
- Kemampuan pencarian dan pengambilan berdasarkan kata kunci memungkinkan perencana untuk mencari dan mengambil PDF dari pengajuan tertentu atau untuk menjalankan berbagai pertanyaan dari semua informasi dalam pengajuan.
- Banyak pengajuan yang melibatkan informasi spasial, termasuk sekitar 5.800 peta pada tahap pengajuan formal; peta-peta ini didigitalkan atau dipindai.
Undang-undang tersebut menguraikan proses yang komprehensif untuk partisipasi masyarakat dalam proses perencanaan. Fakta bahwa masyarakat setempat sudah 'terbiasa' dengan dua tahap partisipasi masyarakat dan pengajuan tertulis dari pengalaman sebelumnya dengan proses perencanaan GBR sangat membantu proses perencanaan terbaru ini. Banyak kelompok yang membantu dengan mengajukan usulan bersama. Konsistensi analisis di seluruh tim analis dipastikan oleh ketua tim yang memeriksa sampel dari pengajuan yang dianalisis.
- Metode analisis harus mempertimbangkan substansi dari pengajuan daripada berapa kali komentar dibuat. Proses pengajuan bukanlah permainan angka, tetapi lebih kepada kualitas argumen yang dibuat.
- Pada tahap publik pertama, banyak pertanyaan terbuka pada formulir pengajuan yang mengarah pada jawaban yang panjang dan bertele-tele; ini terbukti sulit untuk dikodekan, seperti halnya peta-peta besar yang juga dibagikan.
- Fase kedua lebih efektif karena formulir pengajuan sederhana berukuran A3 sebanyak dua halaman menanyakan pertanyaan yang lebih spesifik. Tidak semua orang menggunakan formulir tersebut, namun hal ini membuat pemindaian dan pengkodean menjadi lebih mudah.
- Banyak pengajuan pro-forma yang diterima; mudah untuk dikodekan tetapi tidak membantu.
- Menghubungkan informasi spasial dengan sistem pengkodean kualitatif dalam SIG merupakan hal yang penting.
- Pengkodean didasarkan pada tujuh tema utama dan berbagai subtema, yang memungkinkan analisis rinci dari setiap pengajuan dan semua informasi yang diberikan.
- Umpan balik dari masyarakat sangat penting untuk menunjukkan bahwa semua komentar telah dipertimbangkan.