بعض من آلاف الطلبات العامة التي تم استلامها وتنتظر المسح الضوئي (لاحظ أن بعض الطلبات تضمنت خرائط والكثير من البيانات الداعمة الإضافية).
المذكرات العامة المكتوبة أثناء التخطيط
خلال المرحلة الأولى من التعليق العام، تم توفير خرائط كبيرة مجانًا للجمهور؛ وقد استخدم هذا التقديم الخريطة لتحديد المناطق التي تهم مقدم الطلب. واختار مقدمو الطلبات الأخرى وضع علامات على الخريطة بأكملها، مدعين أنهم قاموا بصيد المنطقة بأكملها.
أحد نماذج التقديم A3 المستخدمة في المرحلة الثانية من التعليقات العامة؛ وقد ثبت أن هذا الشكل أسهل بكثير في الترميز من الخرائط الأصلية ونماذج التقديم، وساعد العديد من الذين قدموا تعليقات على تقديم تعليقات أكثر فائدة.
وبالنظر إلى أن الهيئة لم يسبق لها أن تلقت هذا العدد الكبير من الطلبات العامة (أكثر من 10,190 طلبًا في المرحلة الأولى و21,500 طلب في المرحلة الثانية للتعليق على مسودة خطة تقسيم المناطق)، فقد تم استخدام العملية المتعددة المراحل التالية لتحليل جميع الطلبات المقدمة:
- تم تسجيل تفاصيل الاتصال من كل مشاركة في قاعدة بيانات، وتم تخصيص رقم تعريف فريد، وأُرسلت بطاقة إقرار إلى كل من قدم المشاركة.
- تم فحص جميع الطلبات المقدمة بشكل فردي وتم حفظ الملفات الإلكترونية في قاعدة بيانات أوراكل للطلبات المقدمة.
- قام موظفون مدربون من الوكالة العالمية للموارد الطبيعية والموارد الطبيعية في بريطانيا بتحليل كل طلب باستخدام إطار ترميز يتكون من كلمات رئيسية لمجموعة من المواضيع والسمات. تم تطوير إطار العمل من عينة عشوائية طبقية عشوائية من الطلبات المقدمة على أساس مكان المنشأ والقطاع. ربطت قاعدة البيانات ملف PDF الممسوح ضوئيًا بتفاصيل الاتصال والمعلومات التحليلية ذات الصلة (أي الكلمات الرئيسية)
- مكنت إمكانية البحث والاسترجاع استنادًا إلى الكلمات المفتاحية المخططين من البحث واسترجاع ملفات PDF لطلبات محددة أو إجراء استعلامات مختلفة لجميع المعلومات الواردة في الطلبات.
- وتضمنت العديد من الطلبات المقدمة معلومات مكانية، بما في ذلك حوالي 5800 خريطة في مراحل التقديم الرسمية؛ وقد تم رقمنة هذه الخرائط أو مسحها ضوئيًا.
يحدد التشريع عملية شاملة لمشاركة المجتمع المحلي في عملية التخطيط. وقد ساعدت حقيقة أن السكان المحليين كانوا "على دراية" بمرحلتي المشاركة العامة وتقديم الطلبات المكتوبة من التجارب السابقة مع عمليات التخطيط في منطقة الخليج العربي في عملية التخطيط الأخيرة. وقد ساعدت العديد من المجموعات من خلال تقديم طلبات مشتركة. تم ضمان اتساق التحليل عبر الفريق التحليلي من خالل قيام رئيس الفريق بفحص عينة من الطلبات التي تم تحليلها.
- يجب أن تراعي طريقة التحليل جوهر المذكرات المقدمة وليس عدد المرات التي يتم فيها تقديم تعليق ما. إن عملية التقديم ليست لعبة أرقام بل تتعلق أكثر بجودة أي حجة يتم تقديمها.
- في المرحلة العامة الأولى، أدت العديد من الأسئلة المفتوحة في استمارة التقديم إلى إجابات طويلة متشعبة؛ وقد ثبت أنه من الصعب ترميزها، وكذلك الخرائط الكبيرة التي تم توزيعها أيضًا.
- كانت المرحلة الثانية أكثر فاعلية حيث كان نموذج التقديم البسيط المكون من صفحتين بحجم A3 يطرح أسئلة أكثر تحديداً. لم يستخدم الجميع استمارة التقديم، لكنها جعلت المسح الضوئي والترميز أسهل.
- تم استلام العديد من التقديمات المبدئية؛ سهلة الترميز ولكنها غير مفيدة.
- كان من المهم ربط المعلومات المكانية بنظام الترميز النوعي في نظام المعلومات الجغرافية.
- استند الترميز إلى سبعة مواضيع رئيسية ومجموعة من المواضيع الفرعية، مما سمح بإجراء تحليل مفصل لكل تقديم وجميع المعلومات المقدمة.
- إن التعليقات العامة مهمة لإثبات أن جميع التعليقات تم أخذها بعين الاعتبار.