在收到的数千份公众意见书中，有一部分正等待扫描（请注意，有些意见书还附有地图和大量其他辅助数据）。
公众在规划期间提交的书面意见
在公众意见征集的第一阶段，我们免费向公众提供了大幅地图；这份呈文利用地图标出了呈文者感兴趣的区域。其他提交的材料则选择对整张地图进行交叉标注，声称他们在整个区域进行了捕捞。
第二阶段公众意见征集中使用的 A3 提交表之一；事实证明，这种格式比最初的地图和提交表更容易编码，有助于许多提交意见的人提出更有用的意见。
鉴于保护区管理局此前从未收到过如此多的公众意见书（第一阶段超过 10,190 份，第二阶段 21,500 份），因此采用了以下多阶段流程对所有意见书进行分析：
- 将每份意见书的详细联系信息记录到数据库中，分配一个唯一的识别号码，并向提交意见书的人发送确认卡。
- 对所有材料进行逐一扫描，并将电子文档保存到 Oracle 材料数据库中。
- 经过培训的 GBRMPA 工作人员使用由一系列主题和属性的关键字组成的编码框架对每份材料进行分析。该框架是根据来源地和部门对呈文进行分层随机抽样后制定的。数据库将扫描的 PDF 文件与相关的详细联系信息和分析信息（即关键字）连接起来
- 基于关键字的搜索和检索功能使规划人员能够搜索和检索特定呈件的 PDF 文件，或对呈件中的所有信息进行各种查询。
- 许多呈件涉及空间信息，包括正式呈件阶段的约 5,800 幅地图；这些地图均已数字化或扫描。
立法概述了社区参与规划过程的综合流程。事实上，当地居民 "熟悉 "公众参与的两个阶段，并从以前的 GBR 规划过程中获得了书面意见，这确实有助于最近的规划过程。许多团体通过提交联合意见书的方式提供协助。分析小组组长通过抽样检查所分析的意见书，确保了分析小组分析的一致性。
- 分析方法必须考虑意见书的实质内容，而不是发表评论的次数。意见提交过程不是数字游戏，而更多的是考虑所提论点的质量。
- 在第一公开阶段，提交表上的许多开放性问题导致了冗长的回答；事实证明，这些问题和分发的大地图一样难以编码。
- 第二阶段则更为有效，因为一份简单的两页 A3 大小的提交表提出了更为具体的问题。虽然不是每个人都使用了提交表，但它确实使扫描和编码变得更加容易。
- 我们收到了许多格式化的提交材料，这些材料易于编码，但没有帮助。
- 将空间信息与 GIS 中的定性编码系统联系起来非常重要。
- 编码以七个关键主题和一系列次主题为基础，可对每份提交材料和提供的所有信息进行详细分析。
- 公众反馈对于证明所有意见都得到考虑非常重要。