Quelques-unes des milliers de soumissions publiques reçues et en attente d'être scannées (certaines soumissions comprenaient des cartes et de nombreuses données complémentaires).
Soumissions écrites du public au cours de la phase de planification
Au cours de la première phase de consultation publique, de grandes cartes ont été fournies gratuitement au public ; cette soumission a utilisé la carte pour marquer les zones d'intérêt du soumissionnaire. D'autres soumissions choisissent de hachurer to...
L'un des formulaires de soumission A3 utilisés lors de la deuxième phase de consultation publique ; ce format s'est avéré beaucoup plus facile à coder que les cartes et les formulaires de soumission originaux et a permis à de nombreux participants de f...
Étant donné que la GBRMPA n'avait jamais reçu autant de soumissions publiques (> 10 190 lors de la première phase et 21 500 lors de la deuxième phase pour commenter le projet de plan de zonage), le processus suivant en plusieurs étapes a été utilisé pour analyser toutes les soumissions :
- Les coordonnées de chaque soumission ont été enregistrées dans une base de données, un numéro d'identification unique a été attribué et une carte d'accusé de réception a été envoyée à l'auteur de la soumission.
- Toutes les soumissions ont été scannées individuellement et les fichiers électroniques ont été sauvegardés dans une base de données Oracle.
- Le personnel formé de la GBRMPA a analysé chaque soumission à l'aide d'un cadre de codage composé de mots-clés pour une série de thèmes et d'attributs. Ce cadre a été développé à partir d'un échantillon aléatoire stratifié de soumissions basé sur le lieu d'origine et le secteur. La base de données relie le PDF scanné aux coordonnées et aux informations analytiques pertinentes (c'est-à-dire les mots-clés).
- Une fonction de recherche et d'extraction basée sur les mots-clés a permis aux planificateurs de rechercher et d'extraire des PDF de soumissions spécifiques ou de lancer diverses requêtes sur toutes les informations contenues dans les soumissions.
- De nombreuses soumissions comportaient des informations spatiales, notamment quelque 5 800 cartes dans les phases de soumission formelle ; ces cartes ont été numérisées ou scannées.
La législation prévoit un processus complet de participation de la communauté au processus de planification. Le fait que les habitants soient "familiers" avec les deux phases de participation du public et les soumissions écrites, du fait de leurs expériences antérieures avec les processus de planification de la RBG, a contribué à ce processus de planification le plus récent. De nombreux groupes ont contribué à la présentation d'observations conjointes. La cohérence de l'analyse au sein de l'équipe analytique a été assurée par le chef d'équipe qui a vérifié un échantillon des soumissions analysées.
- La méthode d'analyse doit prendre en compte la substance des soumissions plutôt que le nombre de fois qu'un commentaire est fait. Le processus de soumission n'est pas un jeu de chiffres, mais plutôt une question de qualité des arguments avancés.
- Lors de la première phase publique, de nombreuses questions ouvertes sur le formulaire de soumission ont donné lieu à de longues réponses décousues, qui se sont avérées difficiles à coder, tout comme les grandes cartes qui ont également été distribuées.
- La deuxième phase a été plus efficace, car un simple formulaire de soumission de deux pages au format A3 posait des questions plus spécifiques. Tout le monde n'a pas utilisé le formulaire de soumission, mais il a facilité la numérisation et le codage.
- De nombreuses soumissions pro-forma ont été reçues ; elles étaient faciles à coder mais peu utiles.
- Il était important de relier les informations spatiales à un système de codage qualitatif dans le SIG.
- Le codage était basé sur sept thèmes clés et une série de sous-thèmes, ce qui a permis une analyse détaillée de chaque soumission et de toutes les informations fournies.
- Le retour d'information du public est important pour démontrer que tous les commentaires ont été pris en compte.