Alguns dos milhares de envios públicos recebidos e aguardando para serem digitalizados (observe que alguns envios incluíam mapas e muitos dados de apoio adicionais).
Comentários públicos por escrito durante o planejamento
Durante a primeira fase de comentários públicos, mapas grandes foram fornecidos gratuitamente ao público; este envio usou o mapa para marcar áreas de interesse do remetente. Outros envios optaram por riscar todo o mapa, alegando que pescaram em toda a ...
Um dos formulários de envio A3 usados na segunda fase de comentários públicos; esse formato se mostrou muito mais fácil de codificar do que os mapas e formulários de envio originais e ajudou muitos dos que fizeram envios a fornecer comentários mais úteis.
Considerando que a GBRMPA nunca havia recebido tantos envios públicos (> 10.190 na 1ª fase e 21.500 na 2ª fase, comentando sobre o plano de zoneamento preliminar), o seguinte processo de várias etapas foi usado para analisar todos os envios:
- Os detalhes de contato de cada envio foram registrados em um banco de dados, um número de identificação exclusivo foi atribuído e um cartão de confirmação foi enviado para quem fez o envio.
- Todos os envios foram digitalizados individualmente e os arquivos eletrônicos foram salvos em um banco de dados de envios Oracle.
- A equipe treinada da GBRMPA analisou cada envio usando uma estrutura de codificação composta de palavras-chave para uma série de temas e atributos. A estrutura foi desenvolvida a partir de uma amostra aleatória estratificada de envios com base no local de origem e no setor. O banco de dados vinculou o PDF digitalizado aos detalhes de contato e às informações analíticas relevantes (ou seja, palavras-chave)
- Um recurso de pesquisa e recuperação baseado em palavras-chave permitiu que os planejadores pesquisassem e recuperassem PDFs de envios específicos ou executassem várias consultas de todas as informações contidas nos envios.
- Muitos envios envolviam informações espaciais, incluindo cerca de 5.800 mapas nas fases de envio formal; esses mapas foram digitalizados ou escaneados.
A legislação descreve um processo abrangente para a participação da comunidade no processo de planejamento. O fato de os habitantes locais estarem "familiarizados" com duas fases de participação pública e com as submissões por escrito de experiências anteriores com processos de planejamento da GBR ajudou nesse processo de planejamento mais recente. Muitos grupos ajudaram enviando propostas conjuntas. A consistência da análise em toda a equipe analítica foi garantida pelo líder da equipe, que verificou uma amostra dos envios analisados.
- O método de análise deve considerar a substância dos envios e não o número de vezes que um comentário é feito. O processo de envio não é um jogo de números, mas sim sobre a qualidade de qualquer argumento apresentado.
- Na primeira fase pública, muitas perguntas abertas no formulário de envio deram origem a respostas longas e desconexas, que se mostraram difíceis de codificar, assim como os mapas grandes que também foram distribuídos.
- A segunda fase foi mais eficaz, pois um simples formulário de envio de duas páginas em tamanho A3 fazia perguntas mais específicas. Nem todos usaram o formulário de envio, mas ele facilitou a digitalização e a codificação.
- Foram recebidos muitos envios pró-forma; fáceis de codificar, mas não úteis.
- Foi importante vincular as informações espaciais a um sistema de codificação qualitativa no GIS.
- A codificação foi baseada em sete temas principais e em uma série de subtemas, permitindo uma análise detalhada de cada envio e de todas as informações fornecidas.
- O feedback do público é importante para demonstrar que todos os comentários foram considerados.