Enkele van de duizenden openbare inzendingen die zijn ontvangen en die wachten om gescand te worden (merk op dat sommige inzendingen kaarten en veel aanvullende ondersteunende gegevens bevatten).
Schriftelijke opmerkingen tijdens de planning
Tijdens de eerste fase van de openbare commentaarronde werden grote kaarten gratis ter beschikking gesteld van het publiek; deze inzending gebruikte de kaart om gebieden te markeren die voor de indiener van belang waren. Andere inzendingen kozen ervoor...
Een van de A3 inzendformulieren die in de 2e fase van de openbare commentaarronde werd gebruikt; dit formaat bleek veel eenvoudiger te coderen dan de oorspronkelijke kaarten en inzendformulieren en hielp veel van de mensen die inzendingen deden om nutt...
Aangezien GBRMPA nooit eerder zoveel publieke reacties had ontvangen (> 10.190 in de 1e fase en 21.500 in de 2e fase met commentaar op het ontwerpbestemmingsplan), werd het volgende meerfasige proces gebruikt om alle reacties te analyseren:
- Contactgegevens van elke inzending werden vastgelegd in een database, er werd een uniek identificatienummer toegekend en er werd een ontvangstbevestigingskaart gestuurd naar degene die de inzending had ingediend.
- Alle inzendingen werden individueel gescand en de elektronische bestanden werden opgeslagen in een Oracle database met inzendingen.
- Getrainde GBRMPA medewerkers analyseerden elke inzending met behulp van een coderingsraamwerk bestaande uit trefwoorden voor een reeks thema's en attributen. Het kader werd ontwikkeld op basis van een gestratificeerde steekproef van inzendingen op basis van plaats van herkomst en sector. De database koppelde de gescande PDF met de relevante contactgegevens en analytische informatie (d.w.z. trefwoorden).
- Een zoek- en opvraagfunctie op basis van de trefwoorden stelde planners in staat om PDF's van specifieke inzendingen te zoeken en op te halen of om verschillende queries uit te voeren op alle informatie in de inzendingen.
- Veel inzendingen hadden betrekking op ruimtelijke informatie, waaronder zo'n 5.800 kaarten in de formele indieningsfasen; deze kaarten werden gedigitaliseerd of gescand.
De wetgeving beschrijft een uitgebreid proces voor inspraak van de bevolking in het planningsproces. Het feit dat de plaatselijke bevolking 'vertrouwd' was met twee fasen van inspraak en schriftelijke bijdragen uit eerdere ervaringen met GBR-planningsprocessen, hielp bij dit meest recente planningsproces. Veel groepen hielpen mee door gezamenlijke inzendingen in te dienen. De consistentie van de analyse in het analyseteam werd gewaarborgd doordat de teamleider een steekproef van de geanalyseerde inzendingen controleerde.
- De analysemethode moet meer rekening houden met de inhoud van de inzendingen dan met het aantal keren dat een opmerking wordt gemaakt. Het indieningsproces is geen spel van getallen, maar gaat meer over de kwaliteit van elk argument dat wordt gegeven.
- In de eerste openbare fase leidden veel open vragen op het inzendformulier tot lange, wijdlopige antwoorden; deze bleken moeilijk te coderen, net als de grote kaarten die ook werden verspreid.
- De 2e fase was effectiever omdat een eenvoudig inzendformulier van twee pagina's op A3-formaat meer specifieke vragen stelde. Niet iedereen gebruikte het inzendformulier, maar het maakte het scannen en coderen gemakkelijker.
- Er werden veel pro-forma inzendingen ontvangen; gemakkelijk te coderen maar niet nuttig.
- Het koppelen van ruimtelijke informatie met een kwalitatief codeersysteem in het GIS was belangrijk.
- De codering was gebaseerd op zeven hoofdthema's en een reeks subthema's, waardoor een gedetailleerde analyse van elke inzending en alle verstrekte informatie mogelijk werd.
- Feedback van het publiek is belangrijk om aan te tonen dat alle opmerkingen in overweging werden genomen.