Alcune delle migliaia di contributi pubblici ricevuti e in attesa di essere scannerizzati (si noti che alcuni contributi includevano mappe e molti altri dati di supporto).
Contributi pubblici scritti durante il processo di pianificazione
Durante la prima fase di commenti pubblici, sono state fornite gratuitamente al pubblico mappe di grandi dimensioni; questo documento ha utilizzato la mappa per contrassegnare le aree di interesse del proponente. Altre proposte hanno scelto di trattegg...
Uno dei moduli di presentazione A3 utilizzati nella seconda fase di commenti pubblici; questo formato si è rivelato molto più facile da codificare rispetto alle mappe e ai moduli di presentazione originali e ha aiutato molti dei partecipanti a fornire ...
Poiché la GBRMPA non aveva mai ricevuto un numero così elevato di contributi pubblici (> 10.190 nella prima fase e 21.500 nella seconda fase di commenti alla bozza di piano regolatore), per analizzare tutti i contributi è stato utilizzato il seguente processo in più fasi:
- I dati di contatto di ciascun contributo sono stati registrati in un database, è stato assegnato un numero di identificazione univoco ed è stata inviata una scheda di riconoscimento a chi ha presentato il contributo.
- Tutti i contributi sono stati scansionati singolarmente e i file elettronici sono stati salvati in un database Oracle.
- Il personale del GBRMPA, opportunamente formato, ha analizzato ogni proposta utilizzando un quadro di codifica costituito da parole chiave per una serie di temi e attributi. Il quadro di riferimento è stato sviluppato a partire da un campione casuale stratificato di contributi in base al luogo di origine e al settore. Il database ha collegato il PDF scansionato con i dettagli di contatto e le informazioni analitiche pertinenti (cioè le parole chiave).
- Una funzione di ricerca e recupero basata sulle parole chiave ha permesso ai pianificatori di ricercare e recuperare i PDF di specifici documenti o di eseguire varie interrogazioni su tutte le informazioni contenute nei documenti.
- Molte proposte riguardavano informazioni spaziali, tra cui circa 5.800 mappe nelle fasi di presentazione formale; queste mappe sono state digitalizzate o scansionate.
La legislazione delinea un processo completo per la partecipazione della comunità al processo di pianificazione. Il fatto che gli abitanti del luogo avessero "familiarità" con le due fasi di partecipazione pubblica e di presentazione di documenti scritti, grazie alle precedenti esperienze con i processi di pianificazione della RGE, è stato di aiuto in questo ultimo processo di pianificazione. Molti gruppi hanno contribuito presentando proposte congiunte. La coerenza dell'analisi da parte del team analitico è stata garantita dal controllo da parte del team leader di un campione di contributi analizzati.
- Il metodo di analisi deve considerare la sostanza dei contributi piuttosto che il numero di volte in cui un commento viene presentato. Il processo di presentazione non è un gioco di numeri, ma riguarda piuttosto la qualità delle argomentazioni presentate.
- Nella prima fase pubblica, molte domande aperte sul modulo di presentazione hanno portato a risposte lunghe e sconclusionate; queste si sono rivelate difficili da codificare, così come le grandi mappe che sono state distribuite.
- La seconda fase è stata più efficace, poiché un semplice modulo di presentazione di due pagine in formato A3 poneva domande più specifiche. Non tutti hanno utilizzato il modulo di presentazione, ma ha facilitato la scansione e la codifica.
- Sono state ricevute molte proposte proforma, facili da codificare ma non utili.
- È stato importante collegare le informazioni spaziali con un sistema di codifica qualitativa nel GIS.
- La codifica si è basata su sette temi chiave e su una serie di sottotemi, consentendo un'analisi dettagliata di ogni proposta e di tutte le informazioni fornite.
- Il feedback del pubblico è importante per dimostrare che tutti i commenti sono stati presi in considerazione.