Construire une agence grâce à la co-création de connaissances facilitée
Après l'évaluation de base, le processus de délibération et de co-apprentissage doit évoluer vers un processus continu à long terme avec des réunions récurrentes. Il peut s'agir de changer les rôles et d'encourager les parties prenantes à s'approprier le processus et à en prendre la direction. Pour que cette transition se fasse en douceur, elle doit être abordée dès le début du processus.
- Familiarisation croissante avec les plateformes et les outils en ligne.
- Création et utilisation d'objets frontières (cartes mentales, diagrammes de système, panneaux d'affichage).
- Des protocoles clairs pour la gestion et le partage des données sont nécessaires, et la dynamique de groupe et les désaccords potentiels doivent être gérés. Il est donc essentiel, pour la réussite du processus, que l'équipe centrale ait des compétences et de l'expérience en matière de conception de processus, de facilitation et de communication, et que ces différents rôles soient répartis entre les membres de l'équipe centrale.
- Surtout si vous êtes un acteur "externe", il est inestimable de trouver des collaborateurs locaux qui partagent les mêmes intérêts et qui sont prêts à investir du temps.
- Commencez par les stratégies existantes ou les actions dans lesquelles les participants se voient s'engager. Commencer par quelque chose de plus "concret" aidera les gens à réfléchir et à penser au-delà de leur réalité actuelle.
- Concevoir et planifier des exercices avec les principales parties prenantes et les partenaires locaux peut faciliter le processus.
- En raison des différences entre les acteurs, il est difficile (voire impossible) de trouver un format, une heure, un sujet et une langue qui conviennent à tous. Il est recommandé de mener au moins une partie du processus dans des groupes de discussion parallèles afin de pouvoir approfondir certains sujets qui pourraient ne pas être pertinents pour l'ensemble du groupe.
- Les petites choses sont importantes, comme l'envoi de courriels individuels aux personnes concernées et adaptés à leur travail, la recherche d'occasions de se rencontrer en personne ou de participer à des événements externes organisés par les participants à votre processus.