Bouwen aan agency door gefaciliteerde co-creatie van kennis
Na de nulmeting moet het overleg- en leerproces verschuiven naar een continu langetermijnproces met terugkerende bijeenkomsten. Dit kan inhouden dat de rollen worden omgedraaid en dat belanghebbenden worden aangemoedigd om eigenaarschap op te eisen en de leiding te nemen. Om deze overgang soepel te laten verlopen, moet er al bij de start van het proces aandacht aan worden besteed.
- Meer vertrouwd raken met online platforms en tools.
- Creatie en gebruik van grensobjecten (mindmaps, systeemdiagrammen, billboards).
- Er zijn duidelijke protocollen voor gegevensbeheer en -deling nodig en er moet worden omgegaan met groepsdynamiek en mogelijke meningsverschillen. Daarom is het essentieel voor een succesvol proces dat het kernteam competentie en ervaring heeft in procesontwerp, faciliteren en communicatie, en dat deze verschillende rollen verdeeld zijn onder de leden van het kernteam.
- Vooral als je een 'externe' actor bent, is het van onschatbare waarde om lokale medewerkers te vinden met een gedeeld belang en die bereid zijn om wat tijd te investeren.
- Begin met al bestaande strategieën of acties waar deelnemers zichzelf bij betrokken zien. Beginnen met iets 'concreters' helpt mensen om na te denken en verder te kijken dan hun huidige realiteit.
- Het ontwerpen en plannen van oefeningen samen met belangrijke belanghebbenden en lokale partners kan het proces vergemakkelijken.
- Actorenverschillen maken het moeilijk (of onmogelijk) om een format, tijdstip, onderwerp en taal te vinden die voor iedereen geschikt is. Een aanbeveling is om ten minste een deel van het proces in parallelle focusgroepen uit te voeren om dieper in te kunnen gaan op bepaalde onderwerpen die misschien niet relevant zijn voor de hele groep.
- Kleine dingen zijn belangrijk, zoals het sturen van individuele e-mails naar mensen die op hen en hun werk zijn afgestemd, het vinden van mogelijkheden om elkaar persoonlijk te ontmoeten of deel te nemen aan externe evenementen die door de deelnemers aan je proces worden georganiseerd.