De kloof dichten tussen strategische en operationele planning voor beschermde gebieden
Volledige oplossing
Prespa
Zoran Spirkovski
Het vooruitzicht op langetermijncofinanciering van Prespa Ohrid Nature Trust (PONT) heeft de beheersautoriteiten van het Beschermd Gebied (PA) in het Bredere Prespa-gebied in Albanië en Noord-Macedonië ertoe aangezet om de planning en uitvoering van hun kernactiviteiten te herzien. Ze gebruiken nu regelmatig het Management Effectiveness Tracking Tool (METT) als beslissingsondersteunend instrument voor transparanter, op feiten gebaseerd en adaptief beheer, gekoppeld aan de jaarlijkse beheerscyclus. De bevindingen en resultaten van de METT-evaluatie vormen de basis voor de ontwikkeling van de operationele plannen met behulp van een door PONT ontwikkeld sjabloon. De cofinanciering van PONT stelt beheerders van natuurgebieden in staat nieuw personeel aan te nemen en voldoende middelen in te zetten om de kernbeheerfuncties op de lange termijn in stand te houden, zoals biodiversiteitsmonitoring, milieueducatie of bezoekersbeheer, die in het verleden vaak werden verwaarloosd of afhankelijk waren van projecten of andere vormen van intermitterende externe steun.
Laatst bijgewerkt: 04 Dec 2020
2835 Weergaven
Foto- en videogalerij
Context
Uitdagingen
Hoewel Beheerplannen geleidelijk zijn geïntegreerd in de langetermijnbeheercycli voor de PA's in de WPA, is er nog steeds een grote kloof met de jaarlijkse of operationele planning. Deze kloof is te wijten aan een aantal redenen, waaronder onrealistische en niet-operationele beheerplannen, gebrek aan kennis en vaardigheden, inadequate werkprocedures, ontbrekende of ineffectieve beslissingsondersteunende systemen en onzekere financiering. De sterke afhankelijkheid van kortlopende internationale projectfinanciering en externe consultants in de afgelopen twee decennia hebben deze zwakke punten vaak bestendigd. Het daaruit voortvloeiende ad-hoc en inconsistente beheer belemmert de effectieve uitvoering van de beheerplannen.
Locatie
Resen, gemeente Resen, Republiek Macedonië
Oost-Europa
Proces
Samenvatting van het proces
De bouwstenen zijn verbonden met drie van de zes elementen van het PAME raamwerk. Elke beheercyclus, of die nu 1, 5 of 10 jaar duurt, begint met het begrijpen van de context van het beschermde gebied. De METT (1) wordt gebruikt om informatie van het voorgaande jaar over de status en bedreigingen voor de biodiversiteit, belanghebbenden en gemeenschappen te ordenen en te evalueren, en de bevindingen en resultaten helpen bij het bepalen van voorkeuren tussen opties bij het opstellen van het operationele plan voor het volgende jaar. Het operationele plan en de begrotingssjablonen (2) die worden gebruikt om subsidieaanvragen in te dienen bij PONT, stellen PA-beheerders in staat om zowel terugkerende (routine) als niet-terugkerende activiteiten (projecten) te integreren die haalbaar zijn met de bestaande personele, technische en financiële middelen, inclusief de cofinanciering van PONT. Nu PONT de financiering van de kernactiviteiten (3) veiligstelt tot 50% van de totale jaarlijkse begroting tegen 2030, en mogelijk daarna, kunnen PA-beheerders consequent streven naar de verwezenlijking van de beheerdoelstellingen die in het beheerplan zijn uiteengezet zonder in belangrijke mate afhankelijk te zijn van intermitterende kortetermijndonorprojecten, waardoor een gevoel van eigenaarschap met betrekking tot de operationele plannen ontstaat.
Bouwstenen
Regelmatige METT-beoordelingen
Regelmatige beoordelingen van de Management Effectiveness Tracking Tool (METT) worden een integraal onderdeel van de jaarlijkse beheercyclus in de organisaties die de beschermde gebieden in de WPA beheren. De METT wordt opgezet als een belangrijk beslissingsondersteunend instrument dat een transparanter, op bewijs gebaseerd en adaptief beheer mogelijk maakt, gekoppeld aan de jaarlijkse beheercyclus. Het helpt de beheerders bij het organiseren en stroomlijnen van de jaarlijkse rapportagecycli, terwijl de bevindingen en resultaten helpen bij het bepalen van de voorkeuren tussen opties bij het opstellen van het operationele plan voor de volgende jaarlijkse cyclus.
METT-evaluaties zijn een integraal onderdeel van het controle- en evaluatiesysteem van PONT, zowel op programmaniveau als voor individuele subsidies. Subsidieontvangers die beschermde gebieden beheren moeten METT gebruiken om het effect van PONT's subsidies op de effectiviteit van het beheer te beoordelen en de voortgang in de tijd te volgen.
Sleutelfactoren
De meeste begunstigden konden voortbouwen op hun eerdere ervaring met het uitvoeren van METT-beoordelingen in de afgelopen tien jaar, die vereist was voor projecten die door internationale donoren werden ondersteund. Het nationale agentschap voor beschermde gebieden in Albanië heeft de jaarlijkse METT-evaluaties verplicht gesteld, terwijl ze in Noord-Macedonië regelmatig worden gebruikt in het proces voor de ontwikkeling van beheerplannen voor natuurgebieden.
Geleerde les
PA Managers zien niet langer de toegevoegde waarde van het uitvoeren van de METT beoordeling na enkele iteraties wanneer veranderingen in de management effectiviteit te subtiel zijn om beoordeeld of erkend te worden door de METT scorecard. Een participatieve aanpak in combinatie met een meer diepgaande en zorgvuldige beoordeling op basis van bewijs, evenals een uitgebreid gebruik van de kolommen "Commentaar/Verklaringen" en "Volgende Stappen" in het beoordelingsformulier, verbeterde de objectiviteit en de waargenomen voordelen van de METT evaluaties. De participatieve aanpak maakte het ook mogelijk voor PA managers om te communiceren en te discussiëren met de belangrijkste belanghebbenden over de onderwerpen die in METT aan bod kwamen, terwijl het gebruik van facilitators in het proces deze interactie effectiever en productiever maakte. Geavanceerde METT wordt getest om de objectiviteit van de beoordeling te vergroten en veranderingen in effectiviteit elk jaar consistenter te kunnen volgen.
Operationele planning serieus nemen
Beheersautoriteiten van PA's in WPA gebruiken een door PONT ontwikkeld sjabloon in Microsoft Excel om jaarlijkse operationele plannen en begrotingen op te stellen die deel uitmaken van hun subsidieaanvragen bij PONT. In deze operationele plannen staan de acties die elk jaar moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen van het beheerplan voor de betreffende PA te bereiken. Hoewel de meeste acties worden geselecteerd uit de acties die in de beheerplannen worden genoemd, komen aanvullende acties voort uit de (jaarlijkse) METT-evaluaties, door lering te trekken uit ervaring of als reactie op onzekerheid en verandering. De operationele plannen integreren zowel terugkerende (routine)activiteiten als eenmalige activiteiten (projecten) om ervoor te zorgen dat de middelen adequaat worden verdeeld over de verschillende functionele gebieden. De operationele plannen omvatten alleen activiteiten die momenteel haalbaar zijn met de bestaande personele, technische en financiële middelen, inclusief de cofinanciering van PONT.
Met behulp van vooraf gedefinieerde sjablonen die zijn ontwikkeld door de nationale autoriteiten voor beschermde gebieden in zowel Albanië als Noord-Macedonië, stellen de PA's in de WPA jaarlijkse (operationele) plannen op die formeel worden goedgekeurd door de nationale autoriteiten.
Sleutelfactoren
Afgezien van de begroting, die gedetailleerder is, is de inhoud van het door PONT ontwikkelde model vergelijkbaar met die van de nationale wetgeving. De operationele plannen en de begroting worden aan het eind van elk kalenderjaar opgesteld voor het volgende en vormen het belangrijkste element van de subsidieaanvragen die bij PONT worden ingediend; het subsidieaanvraagproces van PONT is afgestemd op de plannings- en verslagleggingscycli van het nationale systeem om dubbel werk te voorkomen.
Geleerde les
Hoewel de operationele plannen in Noord-Macedonië al ongeveer tien jaar en in Albanië al enkele jaren in gebruik zijn, bleven het beheer en het werk ter plaatse grotendeels ad hoc en inconsistent. Dankzij de PONT-sjabloon en de input van de regelmatige METT-evaluaties kunnen PA-managers realistischere jaarlijkse operationele plannen en begrotingen ontwikkelen. De PONT-sjabloon zet de managers aan tot een meer gedetailleerde planning van de inzet van menselijke, financiële en technische middelen voor de functionele basisgebieden, zoals biodiversiteitsmonitoring, patrouilleren, habitatherstel, milieueducatie of bezoekersmanagement, die in het verleden vaak werden verwaarloosd. Dit bleek een behoorlijke uitdaging te zijn door het ontbreken van adequate procedures en systemen, met name voor functies en activiteiten waar nog geen ervaring mee is opgedaan.
Kernfinanciering verzekerd
Door de verbeterde operationele planning kunnen de PA-managers duidelijk hun capaciteitstekorten en meest kritieke middelenbehoeften definiëren voor een effectieve uitvoering van de activiteiten. De lange termijn cofinanciering van PONT stelt de PA-managers in WPA in staat om nieuw personeel aan te nemen en middelen in te zetten om hun kernmanagementfuncties te ondersteunen. Met behulp van het door PONT ontwikkelde begrotingssjabloon ontwikkelen de PA-beheerders een gedetailleerde begroting voor elke actie die is onderverdeeld in 5 kostencategorieën: personeelskosten; consultants; apparatuur en infrastructuur; reis-, vergader- en opleidingskosten; en verbruiksgoederen, operationele en overige kosten. De PONT-medefinanciering bedraagt maximaal 50% van het totale jaarlijkse budget en wordt gebruikt voor de dekking van zowel terugkerende als eenmalige kosten in verband met de kernactiviteiten van het beheer, met uitzondering van de aankoop van apparatuur en de bouw van nieuwe infrastructuur van meer dan 20.000 euro.
Sleutelfactoren
Het PONT-budgetmodel helpt beheerders van PA's om de cofinanciering van PONT effectief te combineren met financiering door de overheid of de inkomsten die ze genereren, evenals projecten die worden uitgevoerd door natuurbeschermings-NGO's of internationale donoren en agentschappen.
Geleerde les
Gebrek aan gedetailleerde gegevens over de beheerskosten van de PA's belemmeren een effectieve planning en beheer van het behoud. De PA's in de WPA hebben geen systemen die financiële gegevens verbinden met de instandhoudingsacties ter plaatse. Financiële informatie wordt meestal beheerd om te voldoen aan nationale financiële rapportagevereisten, die algemeen van aard zijn, in plaats van voor het beheer. De jaarlijkse begroting met behulp van het sjabloon van PONT is georganiseerd op een manier die het mogelijk maakt kosten samen te voegen en te analyseren op resultaten die op hun beurt zijn gekoppeld aan beheerdoelstellingen. Dit levert ook informatie op voor de operationele planning in de volgende managementcyclus en helpt bij het identificeren van mogelijkheden voor verbeterde productiviteit en effectiviteit. Verdere vooruitgang in operationele planning zou afhangen van het vermogen om de ramingen van de vereiste kosten van verschillende functionele werkgebieden en ook van de prestatieniveaus van het management te verbeteren.
Invloeden
Met een vooraf bepaalde maar zekere totale begrotingstoewijzing voor het jaar, en op de lange termijn, zijn de PA-beheerders in de WPA in staat om de belangrijkste functionele gebieden en programma's te ontwikkelen en te onderhouden, gebaseerd op het Managementplan en daardoor de Managementeffectiviteit te vergroten. Dit geldt in het bijzonder voor het monitoren van biodiversiteit, bezoekersmanagement en milieu-educatieprogramma's die nog steeds niet bestaan of onderontwikkeld zijn vanwege de grote afhankelijkheid van kortetermijn- en vaak stopgezette steun van internationale donoren die initiële investeringen en technische assistentie leverden, maar geen financiering om de operaties op de lange termijn te ondersteunen. Met de langetermijnmedefinanciering van PONT zijn de beheerders van de PA's in staat om nieuw personeel aan te trekken en te behouden en het bestaande personeel geleidelijk om te scholen om de belangrijkste programma's te ontwikkelen en hun capaciteit te vergroten om aanvullende financiering uit externe bronnen te mobiliseren en te implementeren voor eenmalige activiteiten met een flexibeler implementatietijdpad. Verschillende rangers, biologen, communicatie- en educatie-experts hebben zich de afgelopen twee jaar aangesloten bij de PA-autoriteiten in WPA en hebben lang vacante posities opgevuld die van cruciaal belang zijn voor hun basisactiviteiten.
Begunstigden
Beheersautoriteiten van de nationale parken Galicica en Pelister, het natuurmonument Prespa-meer en het natuurpark Ezerani in Noord-Macedonië en het nationaal park Prespa in Albanië.
Duurzame Ontwikkelingsdoelen
SDG 15 - Leven op het land
SDG 17 - Partnerschappen voor de doelen
Verhaal
Andon Bojadzi, Nationaal Park Galicica, Noord-Macedonië
Valerio Vincenzo
In de afgelopen twee decennia hebben internationale donors een sleutelrol gespeeld bij het oprichten van nieuwe beschermde gebieden en beheersautoriteiten in de WPA, zoals het Prespa NP in Albanië of de oprichting van het beheersorgaan voor Lake Prespa MN en Ezerani NP in Noord-Macedonië, of bij het faciliteren van een overgang van activiteiten die werden gedomineerd door hout- en brandhoutproductie naar het ontwikkelen van competenties voor de belangrijkste functies van modern werk in beschermde gebieden in Galicica en Pelister NP in Noord-Macedonië. Hun steun was essentieel voor het ontwikkelen van de eerste beheerplannen voor deze beschermde gebieden, te beginnen met Pelister NP in 2006, het aanleggen van de basisinfrastructuur voor bezoekers, zoals wandel- en fietspaden en bezoekerscentra, en het aanschaffen van de basisuitrusting die nodig is voor het monitoren van de biologische diversiteit en dagelijkse beheerwerkzaamheden. De aanvankelijke vooruitgang die werd geboekt met aanzienlijke bijdragen van externe deskundigen en dienstverleners kon niet worden gehandhaafd door het bestaande personeel, waarvan de vaardigheden en competenties slechts geleidelijk en in beperkte mate konden worden ontwikkeld. Omdat de belangrijkste operaties te weinig financiering kregen van de overheden of afhankelijk waren van de winst die werd gegenereerd uit de extractie van biomassa, konden de operationele plannen de acties en maatregelen die door het beheerplan werden voorgeschreven niet implementeren. De sterke afhankelijkheid van intermitterende en kortetermijnprojecten van internationale donors, vaak uitgevoerd door externe uitvoerende instanties of met aanzienlijke betrokkenheid van externe deskundigen, heeft geleid tot opportunistisch in plaats van gepland beheer.
Met PONT, dat zich verplicht tot medefinanciering op lange termijn van terugkerende beheerkosten, kunnen beheerders van PA's tegen 2030 en daarna rekenen op voldoende personele en financiële middelen voor een lange periode en deze op realistische wijze verdelen over een reeks mogelijke activiteiten om de belangrijkste functionele gebieden en programma's in hun beschermde gebied te ontwikkelen en te onderhouden. Na verloop van tijd kunnen ze ervaring opdoen en gegevens verzamelen die hun schattingen van de kosten voor de nieuwe functionele werkgebieden helpen verbeteren, de operationele planning verbeteren en uiteindelijk hogere niveaus van managementprestaties en effectiviteit bereiken. De eerste resultaten van de verbeterde operationele planning zijn duidelijk zichtbaar in het operationele plan voor 2020 van Galicica NP, dat sterk gericht is op bezoekersbeheer en milieueducatie en dat voor het eerst activiteiten voor de productie van brandhout uitsluit, wat een precedent schept voor nationale parken in Noord-Macedonië.
