É importante envolver os principais atores políticos desde o início do processo de planejamento, em vez de esperar até perto da conclusão desse processo. Logo após o início do processo de planejamento da GBR, um "Guia do Líder" formal foi entregue a todos os políticos estaduais e federais ao longo da costa da GBR e, sempre que possível, foram realizadas reuniões pessoais pela equipe sênior da GBRMPA. Isso ajudou a garantir que todos os políticos recebessem as informações corretas, tivessem materiais extras para entregar aos seus eleitores e tivessem um contato dentro da GBRMPA caso precisassem de mais informações. Embora alguns tomadores de decisão preferissem que todas as decisões de planejamento fossem baseadas em consenso ou que todos os envolvidos saíssem ganhando, nem o consenso nem os ganhos são metas alcançáveis para processos de partes interessadas que lidam com questões de tal magnitude e complexidade como a maioria dos processos de planejamento de MPA. Na GBR, foi importante explicar aos políticos no início do processo de planejamento que os compromissos eram os resultados esperados. No final do rezoneamento da GBR, nenhum grupo de partes interessadas sentiu que conseguiu exatamente o que queria, mas todos os grupos sabiam que tiveram amplas oportunidades de se envolver e fornecer contribuições e a maioria entendeu os compromissos que todos os setores haviam feito.

Durante todo o programa de planejamento do GBR, foi preparado e amplamente distribuído material educacional específico. Por exemplo, o mapa das 70 biorregiões do GBR foi um documento fundamental sobre o qual se baseou grande parte do engajamento público subsequente. A preparação de Folhas de Informações Técnicas (veja abaixo) ajudou a explicar conceitos como "biodiversidade" em termos leigos, já que muitas pessoas não entendiam o que era nem sua importância. Da mesma forma, a tentativa de explicar a importância da "conectividade" no ambiente marinho foi bastante aprimorada por um pôster intitulado "Crossing the Blue Highway" (veja as fotos abaixo). Ele usou uma combinação de arte digital, fotos e palavras para explicar a importância da conectividade entre a terra e o mar, e dentro dos habitats do GBR - isso reforçou a necessidade da abordagem "representativa" do zoneamento. Diferentes grupos de partes interessadas têm interesses diferentes, portanto as mensagens de comunicação foram adequadamente adaptadas por especialistas que entendiam os setores, por exemplo, o que foi apresentado aos pescadores era diferente de como uma mensagem muito semelhante foi apresentada aos pesquisadores ou aos políticos.

A legislação da GBR exige duas fases formais de envolvimento público no planejamento - uma para buscar contribuições antes de desenvolver um plano preliminar e a segunda para fornecer comentários sobre esse plano preliminar. No entanto, os processos de planejamento anteriores na GBR demonstraram que o envolvimento do público era mais eficaz se fosse realizado durante todo o processo. Isso incluiu a preparação de vários folhetos, folhas de informações técnicas (algumas adaptadas para diferentes públicos-alvo), atualizações periódicas (consulte Recursos abaixo) e gráficos que explicam conceitos como conectividade. Durante todo o processo de planejamento (1999-2003), o público foi envolvido por vários métodos, por exemplo, jornais, rádio, TV e o site (consulte os Recursos abaixo). Os planejadores sabiam que era necessário um plano revisado. Entretanto, os especialistas em comunicação apontaram que o público em geral não entendia por que era necessário um novo plano de zoneamento quando já havia um plano existente. Em vez de avançar com a nova minuta do plano, os especialistas em comunicação aconselharam os planejadores a recuar por vários meses para realizar uma campanha de conscientização chamada "Under Pressure" (sob pressão). Quando o público ficou mais ciente dos problemas enfrentados pela GBR, passou a aceitar melhor a necessidade de um novo plano, mas também entendeu que poderia dar sua opinião.

Durante qualquer exercício de planejamento, algumas mensagens ou informações importantes podem ser deliberadamente (ou inadvertidamente) distorcidas ou mal representadas por aqueles que se opõem ao processo. Muitas pessoas acreditam em tudo o que ouvem (sem sempre verificar a exatidão) e também desconfiam de qualquer mudança proposta por burocratas. Sempre que essas preocupações são transmitidas a outras pessoas, elas são embelezadas, levando a distorções dos fatos originais. Além disso, algumas partes interessadas fazem citações seletivas de "pesquisas" quando convém às suas preocupações, enquanto ignoram as evidências com uma posição contrária. Algumas partes interessadas têm expectativas irrealistas e não entendem o que é possível ou impossível como parte do processo de planejamento. A menos que essa desinformação seja abordada, o público poderá ouvir apenas mensagens distorcidas ou pouco claras, que poderão ser reforçadas por outras pessoas com perspectivas semelhantes. Essa desinformação, e o consequente medo e incerteza, resultaram em algumas das maiores reuniões públicas durante o processo de planejamento da GBR. Para combater alguns desses problemas e lidar com expectativas irrealistas, a GBRMPA produziu um folheto informativo intitulado "Correcting the mis-information" (Corrigindo as informações incorretas), que foi amplamente distribuído, especialmente em grandes reuniões públicas.

Não se deve presumir que todos aqueles que têm interesse em uma área ou no processo de planejamento necessariamente enviarão uma carta de apresentação. Cerca de 1 milhão de pessoas vivem nas proximidades do GBR e muitos milhões de pessoas em outros lugares da Austrália e internacionalmente estão preocupadas com o futuro do GBR. Entretanto, as 31.600 contribuições públicas por escrito representaram apenas uma pequena proporção de todos esses cidadãos preocupados (observando que muitas contribuições individuais foram preparadas em nome de grupos que representam centenas de membros). Em muitos eventos públicos durante o planejamento ou na mídia, foi uma pequena "minoria barulhenta" que dominou as discussões. Portanto, foram aplicadas diferentes técnicas para determinar as opiniões da "maioria silenciosa", muitos dos quais estavam interessados ou preocupados, mas não se deram ao trabalho de escrever uma declaração pública. Isso incluiu a encomenda de pesquisas telefônicas em grandes centros populacionais em outros lugares da Austrália para determinar o nível "real" de compreensão e apoio do público em geral. Além disso, as atitudes e a conscientização da comunidade foram monitoradas por meio de pesquisas públicas. Essas pesquisas mostraram que muitas partes interessadas estavam mal informadas sobre os principais problemas/pressões e sobre o que poderia ou deveria ser feito para resolver suas preocupações.

Um requisito para um programa de monitoramento participativo liderado pela comunidade é o desenvolvimento prévio de um forte relacionamento com os líderes comunitários. A natureza, os objetivos e os métodos a serem usados foram discutidos e acordados com a comunidade antes de sua implementação. A conscientização sobre a falta e o grande valor dos dados de desembarque pesqueiro foi claramente estabelecida na comunidade no início do programa de monitoramento.

Mais de 25 comunidades em três países, envolvendo mais de 2.000 pescadores, participaram ativamente desse processo de monitoramento por mais de quatro anos. Os jovens foram selecionados e treinados em técnicas de monitoramento e compilação de dados para identificar espécies, medir comprimento e peso e descrever o equipamento usado, o local de captura e outras variáveis.

Considerando que a GBRMPA nunca havia recebido tantos envios públicos (> 10.190 na 1ª fase e 21.500 na 2ª fase, comentando sobre o plano de zoneamento preliminar), o seguinte processo de várias etapas foi usado para analisar todos os envios:

1. Os detalhes de contato de cada envio foram registrados em um banco de dados, um número de identificação exclusivo foi atribuído e um cartão de confirmação foi enviado para quem fez o envio.
2. Todos os envios foram digitalizados individualmente e os arquivos eletrônicos foram salvos em um banco de dados de envios Oracle.
3. A equipe treinada da GBRMPA analisou cada envio usando uma estrutura de codificação composta de palavras-chave para uma série de temas e atributos. A estrutura foi desenvolvida a partir de uma amostra aleatória estratificada de envios com base no local de origem e no setor. O banco de dados vinculou o PDF digitalizado aos detalhes de contato e às informações analíticas relevantes (ou seja, palavras-chave)
4. Um recurso de pesquisa e recuperação baseado em palavras-chave permitiu que os planejadores pesquisassem e recuperassem PDFs de envios específicos ou executassem várias consultas de todas as informações contidas nos envios.
5. Muitos envios envolviam informações espaciais, incluindo cerca de 5.800 mapas nas fases de envio formal; esses mapas foram digitalizados ou escaneados.