È importante coinvolgere i principali attori politici fin dall'inizio del processo di pianificazione, piuttosto che attendere il completamento di tale processo. Subito dopo l'avvio del processo di pianificazione della GBR, è stata consegnata una "Guida del leader" formale a tutti i politici statali e federali lungo la costa della GBR e, laddove possibile, sono stati effettuati briefing personali da parte del personale senior della GBRMPA. In questo modo è stato possibile garantire che tutti i politici disponessero delle informazioni corrette, di materiale aggiuntivo da consegnare ai propri elettori e di un contatto all'interno della GBRMPA in caso di necessità di ulteriori informazioni. Sebbene alcuni decisori preferirebbero che tutte le decisioni di pianificazione fossero basate sul consenso, o che si ottenesse una "vittoria per tutti", né il consenso né la "vittoria per tutti" sono obiettivi raggiungibili per i processi con le parti interessate che si occupano di questioni di tale portata e complessità come la maggior parte dei processi di pianificazione delle AMP. Nella RGE è stato importante spiegare ai politici, fin dalle prime fasi del processo di pianificazione, che i compromessi erano i risultati attesi. Alla fine della riorganizzazione della GBR, nessun gruppo di stakeholder riteneva di aver ottenuto esattamente ciò che voleva; ma tutti i gruppi sapevano di aver avuto ampie opportunità di impegnarsi e di fornire contributi, e la maggior parte di essi comprendeva i compromessi raggiunti da tutti i settori.

Nel corso del programma di pianificazione della RGE è stato preparato e ampiamente distribuito materiale didattico mirato. Ad esempio, la mappa delle 70 bioregioni della GBR è stata un documento fondamentale su cui si è basato molto del successivo coinvolgimento del pubblico. La preparazione di schede tecniche (vedi sotto) ha aiutato a spiegare concetti come "biodiversità" in termini profani, poiché molte persone non capivano cosa fosse e quale fosse la sua importanza. Allo stesso modo, il tentativo di spiegare l'importanza della "connettività" nell'ambiente marino è stato notevolmente migliorato da un poster intitolato "Crossing the Blue Highway" (vedi foto sotto). Il poster utilizzava una combinazione di arte digitale, foto e parole per spiegare l'importanza della connettività tra la terra e il mare e all'interno degli habitat della GBR, rafforzando così la necessità di un approccio "rappresentativo" alla zonizzazione. I diversi gruppi di stakeholder hanno interessi diversi, quindi i messaggi di comunicazione sono stati opportunamente adattati da esperti che hanno compreso i settori, ad esempio ciò che è stato presentato ai pescatori è diverso da come un messaggio molto simile è stato presentato ai ricercatori o ai politici.

La legislazione della RGE prevede due fasi formali di coinvolgimento del pubblico durante la pianificazione: una prima fase di ricerca di contributi prima dello sviluppo di una bozza di piano e una seconda fase di presentazione di commenti su tale bozza. Tuttavia, i precedenti processi di pianificazione nella RGE hanno dimostrato che il coinvolgimento del pubblico era più efficace se intrapreso durante l'intero processo. Ciò ha comportato la preparazione di vari opuscoli, schede tecniche (alcune personalizzate per diversi destinatari), aggiornamenti periodici (si veda la sezione Risorse) e grafici che spiegano concetti come la connettività. Durante l'intero processo di pianificazione (1999-2003) il pubblico è stato coinvolto con diversi metodi, come giornali, radio, TV e sito web (si veda la sezione Risorse). Gli urbanisti sapevano che era necessaria una revisione del piano. Tuttavia, gli esperti di comunicazione hanno sottolineato che il grande pubblico non capiva perché fosse necessario un nuovo piano regolatore quando esisteva già un piano esistente. Piuttosto che portare avanti la nuova bozza di piano, gli esperti di comunicazione hanno consigliato ai pianificatori di fare una pausa di alcuni mesi per condurre una campagna di sensibilizzazione chiamata "Under Pressure". Una volta che il pubblico era più consapevole dei problemi che affliggevano la RGE, ha accettato più facilmente la necessità di un nuovo piano, ma ha anche capito che poteva dire la sua.

Durante qualsiasi esercizio di pianificazione, alcuni messaggi o informazioni chiave possono essere deliberatamente (o inavvertitamente) distorti o mal rappresentati da coloro che si oppongono al processo. Molte persone credono a tutto ciò che sentono (senza verificarne sempre l'accuratezza) e sono anche sospettose di qualsiasi cambiamento proposto dai burocrati. Ogni volta che queste preoccupazioni vengono trasmesse ad altri, vengono abbellite, portando a distorsioni rispetto ai fatti originali. Inoltre, alcuni stakeholder citano in modo selettivo le "ricerche" quando fanno comodo alle loro preoccupazioni, ignorando le prove che dimostrano una posizione contraria. Alcuni stakeholder hanno aspettative irrealistiche e non capiscono cosa sia possibile o impossibile fare nell'ambito del processo di pianificazione. Se non si interviene su questa disinformazione, il pubblico può ascoltare solo messaggi distorti o poco chiari, che possono poi essere rafforzati da altri con prospettive simili. Tale disinformazione, e la conseguente paura e incertezza, ha portato ad alcuni dei più grandi incontri pubblici durante il processo di pianificazione della GBR. Per contrastare alcuni di questi problemi e rispondere alle aspettative irrealistiche, la GBRMPA ha prodotto una scheda informativa intitolata "Correggere la disinformazione", che è stata ampiamente distribuita, soprattutto in occasione dei grandi incontri pubblici.

Non si deve presumere che tutti coloro che hanno un interesse in un'area o nel processo di pianificazione forniscano necessariamente un contributo scritto. Circa 1 milione di persone vive nelle vicinanze della GBR e molti milioni di persone in Australia e a livello internazionale sono preoccupati per il futuro della GBR. Tuttavia, i 31.600 contributi pubblici scritti rappresentano solo una piccola parte di tutti i cittadini interessati (considerando che molti contributi individuali sono stati preparati per conto di gruppi che rappresentano molte centinaia di membri). In molti eventi pubblici durante la pianificazione o nei media, è stata una piccola "minoranza rumorosa" a dominare le discussioni. Sono state quindi applicate diverse tecniche per determinare le opinioni della "maggioranza silenziosa", molti dei quali erano interessati o preoccupati ma non si sono presi la briga di scrivere un documento pubblico. A tal fine sono stati commissionati sondaggi telefonici nei principali centri abitati dell'Australia per determinare il livello "reale" di comprensione e sostegno del pubblico in generale. Inoltre, gli atteggiamenti e la consapevolezza della comunità sono stati monitorati attraverso sondaggi pubblici. Da questi è emerso che molte parti interessate erano male informate sui problemi e sulle pressioni principali e su ciò che si poteva o si doveva fare per rispondere alle loro preoccupazioni.

Un requisito per un programma di monitoraggio partecipativo guidato dalla comunità è lo sviluppo preliminare di una forte relazione con i leader della comunità. La natura, gli obiettivi e i metodi da utilizzare sono stati discussi e concordati con la comunità prima della sua attuazione. La consapevolezza della mancanza e del grande valore dei dati sugli sbarchi di pesca è stata chiaramente stabilita all'interno della comunità all'inizio del programma di monitoraggio.

Più di 25 comunità in tre Paesi, con oltre 2000 pescatori, hanno partecipato attivamente a questo processo di monitoraggio per oltre 4 anni. I giovani sono stati selezionati e formati alle tecniche di monitoraggio e alla compilazione dei dati per identificare le specie, misurare la lunghezza e il peso e descrivere gli attrezzi utilizzati, il luogo di cattura e altre variabili.

Poiché la GBRMPA non aveva mai ricevuto un numero così elevato di contributi pubblici (> 10.190 nella prima fase e 21.500 nella seconda fase di commenti alla bozza di piano regolatore), per analizzare tutti i contributi è stato utilizzato il seguente processo in più fasi:

1. I dati di contatto di ciascun contributo sono stati registrati in un database, è stato assegnato un numero di identificazione univoco ed è stata inviata una scheda di riconoscimento a chi ha presentato il contributo.
2. Tutti i contributi sono stati scansionati singolarmente e i file elettronici sono stati salvati in un database Oracle.
3. Il personale del GBRMPA, opportunamente formato, ha analizzato ogni proposta utilizzando un quadro di codifica costituito da parole chiave per una serie di temi e attributi. Il quadro di riferimento è stato sviluppato a partire da un campione casuale stratificato di contributi in base al luogo di origine e al settore. Il database ha collegato il PDF scansionato con i dettagli di contatto e le informazioni analitiche pertinenti (cioè le parole chiave).
4. Una funzione di ricerca e recupero basata sulle parole chiave ha permesso ai pianificatori di ricercare e recuperare i PDF di specifici documenti o di eseguire varie interrogazioni su tutte le informazioni contenute nei documenti.
5. Molte proposte riguardavano informazioni spaziali, tra cui circa 5.800 mappe nelle fasi di presentazione formale; queste mappe sono state digitalizzate o scansionate.