Важно привлекать ключевых политических игроков с самого начала процесса планирования, а не ждать его завершения. Вскоре после начала процесса планирования ГБР всем политикам штатов и федеральных властей на побережье ГБР было разослано официальное "Руководство для лидеров", и, по возможности, старшие сотрудники ГБРМПА проводили личные брифинги. Это помогло обеспечить всех политиков правильной информацией, дополнительными материалами для передачи своим избирателям и контактами в GBRMPA в случае необходимости получения дополнительной информации. Хотя некоторые лица, принимающие решения, предпочли бы, чтобы все решения по планированию были основаны на консенсусе или достижении "выигрыша" для всех заинтересованных сторон, ни консенсус, ни "выигрыш" не являются достижимыми целями для процессов заинтересованных сторон, имеющих дело с вопросами такого масштаба и сложности, как большинство процессов планирования ОМР. В ГБР важно было объяснить политикам на ранних этапах процесса планирования, что компромиссы - это ожидаемые результаты. В конце процесса перезонирования ГБР ни одна из групп заинтересованных сторон не считала, что получила именно то, что хотела; но каждая группа знала, что у нее были широкие возможности для участия и внесения своего вклада, и большинство понимало, на какие компромиссы пошли все сектора.

На протяжении всей программы планирования ГБР готовились и широко распространялись целевые образовательные материалы. Например, карта 70 биорегионов ГБР стала ключевым основополагающим документом, на котором основывалось многое из последующего взаимодействия с общественностью. Подготовка технических информационных листков (см. ниже) помогла объяснить такие понятия, как "биоразнообразие", на непрофессиональном уровне, поскольку многие люди не понимали, что это такое и какова его важность. Аналогичным образом попытка объяснить важность "связности" в морской среде была значительно расширена благодаря плакату под названием "Пересекая голубую магистраль" (см. фото ниже). В нем использовалось сочетание цифрового искусства, фотографий и слов, чтобы объяснить важность взаимосвязи между сушей и морем, а также внутри местообитаний ГБР - это усилило необходимость "репрезентативного" подхода к зонированию. Различные группы заинтересованных сторон имеют разные интересы, поэтому коммуникационные сообщения были соответствующим образом адаптированы экспертами, которые понимали сектора, например, то, что было представлено рыбакам, отличалось от того, как очень похожее сообщение было представлено исследователям или политикам.

Законодательство ГБР предусматривает два официальных этапа вовлечения общественности в процесс планирования: первый - для получения информации до разработки проекта плана, второй - для предоставления комментариев к проекту плана. Однако предыдущие процессы планирования в ГБР показали, что взаимодействие с общественностью было более эффективным, если оно осуществлялось на протяжении всего процесса. Это включало в себя подготовку различных брошюр, технических информационных листов (некоторые из них были адаптированы для различных целевых аудиторий), периодические обновления (см. Ресурсы ниже) и графики, объясняющие такие понятия, как связность. На протяжении всего процесса планирования (1999-2003 гг.) общественность привлекалась различными методами, например, через газеты, радио, телевидение, веб-сайт (см. Ресурсы ниже). Планировщики понимали, что необходим пересмотр плана. Однако эксперты по коммуникациям отметили, что широкая общественность не понимала, зачем нужен новый план зонирования, если уже есть существующий. Вместо того чтобы продвигать новый проект плана, специалисты по коммуникациям посоветовали планировщикам отступить на несколько месяцев, чтобы провести информационную кампанию под названием "Под давлением". После того как общественность лучше осознала проблемы, стоящие перед ГБР, она не только согласилась с необходимостью разработки нового плана, но и поняла, что может высказать свое мнение.

В ходе любого планирования некоторые ключевые идеи или информация могут быть намеренно (или ненамеренно) искажены или неправильно представлены теми, кто выступает против процесса. Многие люди верят всему, что слышат (не всегда проверяя точность), а также с подозрением относятся к любым изменениям, предлагаемым бюрократами. Каждый раз, когда эти опасения передаются другим, они приукрашиваются, что приводит к искажению первоначальных фактов. Кроме того, некоторые заинтересованные стороны выборочно цитируют результаты "исследований", когда это соответствует их интересам, и игнорируют данные, свидетельствующие о противоположной позиции. Некоторые заинтересованные стороны имеют нереалистичные ожидания и не понимают, что возможно, а что невозможно в рамках процесса планирования. Если не бороться с этой дезинформацией, общественность может услышать только искаженные или неясные сообщения, которые затем могут быть подкреплены другими людьми с аналогичной точкой зрения. Подобная дезинформация и, как следствие, страх и неуверенность привели к тому, что в процессе планирования ГБР были проведены одни из самых масштабных встреч с общественностью. Чтобы решить некоторые из этих проблем и устранить нереалистичные ожидания, GBRMPA выпустила информационный бюллетень под названием "Исправление дезинформации", который был широко распространен, особенно на больших общественных собраниях.

Не следует полагать, что все, кто заинтересован в той или иной территории или в процессе планирования, обязательно подадут письменное заявление. Около 1 миллиона человек живут рядом с ГБР, и многие миллионы людей в Австралии и за ее пределами обеспокоены будущим ГБР. Однако 31 600 письменных обращений общественности представляют собой лишь небольшую часть всех этих обеспокоенных граждан (при этом многие индивидуальные обращения были подготовлены от имени групп, представляющих многие сотни членов). На многих публичных мероприятиях в ходе планирования или в средствах массовой информации доминирующую роль в дискуссиях играло небольшое "шумное меньшинство". Поэтому были применены различные методы для выяснения мнения "молчаливого большинства", многие из которых были заинтересованы или обеспокоены, но не потрудились написать публичное заявление. В частности, был проведен телефонный опрос в крупных населенных пунктах Австралии, чтобы определить "реальный" уровень понимания и поддержки со стороны широкой общественности. Кроме того, отношение и осведомленность населения отслеживались с помощью общественных опросов. Они показали, что многие заинтересованные стороны были дезинформированы о ключевых проблемах/нагрузках и о том, что можно или нужно сделать для решения их проблем.

Одним из требований к программе мониторинга под руководством сообщества является предварительное установление прочных отношений с лидерами сообщества. Характер, цели и используемые методы были обсуждены и согласованы с общиной до начала ее реализации. С самого начала программы мониторинга в общине была сформирована четкая осведомленность об отсутствии и огромной ценности данных о рыболовных уловах.

Более 25 общин в трех странах, объединяющих свыше 2000 рыбаков, активно участвовали в этом процессе мониторинга на протяжении более 4 лет. Молодые люди были отобраны и обучены методам мониторинга и сбора данных для определения видов, измерения длины и веса, описания используемых снастей, места ловли и других переменных.

Учитывая, что ранее ГБРМПА никогда не получала такого количества заявок от общественности (> 10 190 на 1-м этапе и 21 500 на 2-м этапе с комментариями по проекту плана зонирования), для анализа всех заявок был использован следующий многоступенчатый процесс:

1. Контактные данные каждого обращения были занесены в базу данных, ему был присвоен уникальный идентификационный номер, и тому, кто подал обращение, была отправлена карточка с подтверждением.
2. Все материалы были отсканированы в индивидуальном порядке, а электронные файлы сохранены в базе данных материалов Oracle.
3. Обученные сотрудники ГБРМПА проанализировали каждую заявку, используя систему кодирования, состоящую из ключевых слов по ряду тем и признаков. Система была разработана на основе стратифицированной случайной выборки материалов по месту происхождения и сектору. База данных связывала отсканированный PDF-файл с соответствующими контактными данными и аналитической информацией (т. е. ключевыми словами).
4. Возможность поиска и извлечения информации по ключевым словам позволяла специалистам по планированию искать и извлекать PDF-файлы конкретных представлений или выполнять различные запросы по всей информации, содержащейся в представлениях.
5. Многие представленные материалы содержали пространственную информацию, в том числе около 5800 карт, которые были представлены на официальных этапах; эти карты были оцифрованы или отсканированы.