Il est important d'impliquer les acteurs politiques clés dès le début du processus de planification plutôt que d'attendre la fin de ce processus. Peu après le début du processus de planification de la GBR, un "Leader's Guide" officiel a été remis à tous les hommes politiques de l'État et du gouvernement fédéral le long de la côte de la GBR et, dans la mesure du possible, des séances d'information personnelles ont été organisées par le personnel de haut niveau de la GBRMPA. Cela a permis de s'assurer que tous les hommes politiques disposaient des informations correctes, de documents supplémentaires à remettre à leurs électeurs et d'un contact au sein de la GBRMPA en cas de besoin d'informations supplémentaires. Alors que certains décideurs préféreraient que toutes les décisions de planification soient basées sur le consensus, ou qu'elles soient gagnantes pour toutes les parties concernées, ni le consensus ni les gains ne sont des objectifs réalisables pour des processus de parties prenantes traitant de questions d'une ampleur et d'une complexité telles que celles de la plupart des processus de planification des aires marines protégées. Dans la RGO, il était important d'expliquer aux politiciens, dès le début du processus de planification, que des compromis étaient attendus. À la fin du rezonage de la RGO, aucun groupe de parties prenantes n'avait le sentiment d'avoir obtenu exactement ce qu'il voulait, mais tous les groupes savaient qu'ils avaient eu de nombreuses occasions de s'engager et de fournir des informations - et la plupart comprenaient les compromis que tous les secteurs avaient faits.

Tout au long du programme de planification du RGO, du matériel pédagogique ciblé a été préparé et largement distribué. Par exemple, la carte des 70 biorégions de la réserve de biosphère a été un document fondamental sur lequel s'est appuyé un grand nombre d'engagements publics ultérieurs. La préparation de fiches d'information technique (voir ci-dessous) a permis d'expliquer des concepts tels que la "biodiversité" en termes simples, car de nombreuses personnes ne comprenaient pas ce que c'était ni son importance. De même, une affiche intitulée "Crossing the Blue Highway" (voir les photos ci-dessous) a permis d'expliquer l'importance de la "connectivité" dans l'environnement marin. Ce poster utilisait une combinaison d'art numérique, de photos et de mots pour expliquer l'importance de la connectivité entre la terre et la mer, et au sein des habitats de la RGO - ce qui a renforcé la nécessité d'une approche "représentative" du zonage. Les groupes de parties prenantes ayant des intérêts différents, les messages de communication ont été adaptés de manière appropriée par des experts qui comprenaient les secteurs. Par exemple, ce qui a été présenté aux pêcheurs était différent de la manière dont un message très similaire a été présenté aux chercheurs ou aux politiciens.

La législation sur les RGO prévoit deux phases formelles d'engagement du public dans le cadre de la planification : la première vise à obtenir des informations avant l'élaboration d'un projet de plan, et la seconde à formuler des observations sur ce projet de plan. Cependant, les processus de planification antérieurs dans la RGO ont démontré que l'engagement du public était plus efficace s'il était entrepris tout au long du processus. Il s'agissait notamment de préparer diverses brochures, des fiches d'information technique (certaines adaptées à différents publics cibles), des mises à jour périodiques (voir Ressources ci-dessous) et des graphiques expliquant des concepts tels que la connectivité. Tout au long du processus de planification (1999-2003), le public a été impliqué par le biais de diverses méthodes, telles que les journaux, la radio, la télévision et le site web (voir les ressources ci-dessous). Les planificateurs savaient qu'un plan révisé était nécessaire. Cependant, les experts en communication ont souligné que le grand public ne comprenait pas pourquoi un nouveau plan de zonage était nécessaire alors qu'il existait déjà un plan. Plutôt que de faire avancer le nouveau projet de plan, les experts en communication ont conseillé aux urbanistes de se retirer pendant plusieurs mois pour mener une campagne de sensibilisation intitulée "Sous pression". Une fois que le public a été sensibilisé aux problèmes auxquels est confronté le GBR, il a mieux accepté la nécessité d'un nouveau plan, tout en comprenant qu'il pouvait avoir son mot à dire.

Au cours de tout exercice de planification, certains messages ou informations clés peuvent être délibérément (ou par inadvertance) déformés ou mal présentés par ceux qui s'opposent au processus. De nombreuses personnes croient tout ce qu'elles entendent (sans toujours en vérifier l'exactitude) et se méfient également de tout changement proposé par les bureaucrates. Chaque fois que ces préoccupations sont transmises à d'autres, elles sont embellies, ce qui entraîne des distorsions par rapport aux faits initiaux. En outre, certaines parties prenantes citent sélectivement des "recherches" lorsque cela correspond à leurs préoccupations, tout en ignorant les preuves d'une position contraire. Certaines parties prenantes ont des attentes irréalistes et ne comprennent pas ce qui est possible, ou impossible, dans le cadre du processus de planification. Si l'on ne s'attaque pas à cette désinformation, le public risque de n'entendre que des messages déformés ou peu clairs, qui peuvent ensuite être renforcés par d'autres personnes ayant des points de vue similaires. Ces informations erronées, ainsi que la peur et l'incertitude qui en découlent, ont donné lieu à certaines des réunions publiques les plus importantes au cours du processus de planification du RGO. Pour remédier à certains de ces problèmes et répondre aux attentes irréalistes, la GBRMPA a produit une fiche d'information intitulée "Corriger les informations erronées", qui a été largement diffusée, en particulier lors des grandes réunions publiques.

Il ne faut pas croire que tous ceux qui s'intéressent à une zone ou au processus de planification fourniront nécessairement une soumission écrite. Environ un million de personnes vivent à proximité de la GBR et plusieurs millions de personnes ailleurs en Australie et dans le monde sont préoccupées par l'avenir de la GBR. Cependant, les 31 600 soumissions écrites du public ne représentent qu'une petite partie de tous ces citoyens concernés (en notant que de nombreuses soumissions individuelles ont été préparées au nom de groupes représentant plusieurs centaines de membres). Lors de nombreuses manifestations publiques organisées dans le cadre de la planification ou dans les médias, c'est une petite "minorité bruyante" qui a dominé les débats. Différentes techniques ont donc été appliquées pour déterminer les opinions de la "majorité silencieuse", dont beaucoup étaient intéressées ou concernées mais n'avaient pas pris la peine de rédiger une soumission publique. Il s'agissait notamment de commander des sondages téléphoniques dans les principaux centres de population ailleurs en Australie afin de déterminer le niveau "réel" de compréhension et de soutien de la part du grand public. En outre, les attitudes et la sensibilisation de la communauté ont été contrôlées au moyen d'enquêtes publiques. Celles-ci ont montré que de nombreuses parties prenantes étaient mal informées sur les principaux problèmes/pressions et sur ce qui pouvait, ou devait, être fait pour répondre à leurs préoccupations.

Un programme de suivi participatif mené par la communauté nécessite l'établissement préalable de relations solides avec les chefs de la communauté. La nature, les objectifs et les méthodes à utiliser ont été discutés et convenus avec la communauté avant leur mise en œuvre. La prise de conscience de l'absence et de la grande valeur des données sur les débarquements de pêche a été clairement établie au sein de la communauté dès le début du programme de suivi.

Plus de 25 communautés dans trois pays, impliquant plus de 2000 pêcheurs, ont participé activement à ce processus de surveillance pendant plus de 4 ans. Des jeunes ont été sélectionnés et formés aux techniques de suivi et à la compilation de données pour identifier les espèces, mesurer la longueur et le poids et décrire l'engin utilisé, le lieu de capture et d'autres variables.

Étant donné que la GBRMPA n'avait jamais reçu autant de soumissions publiques (> 10 190 lors de la première phase et 21 500 lors de la deuxième phase pour commenter le projet de plan de zonage), le processus suivant en plusieurs étapes a été utilisé pour analyser toutes les soumissions :

1. Les coordonnées de chaque soumission ont été enregistrées dans une base de données, un numéro d'identification unique a été attribué et une carte d'accusé de réception a été envoyée à l'auteur de la soumission.
2. Toutes les soumissions ont été scannées individuellement et les fichiers électroniques ont été sauvegardés dans une base de données Oracle.
3. Le personnel formé de la GBRMPA a analysé chaque soumission à l'aide d'un cadre de codage composé de mots-clés pour une série de thèmes et d'attributs. Ce cadre a été développé à partir d'un échantillon aléatoire stratifié de soumissions basé sur le lieu d'origine et le secteur. La base de données relie le PDF scanné aux coordonnées et aux informations analytiques pertinentes (c'est-à-dire les mots-clés).
4. Une fonction de recherche et d'extraction basée sur les mots-clés a permis aux planificateurs de rechercher et d'extraire des PDF de soumissions spécifiques ou de lancer diverses requêtes sur toutes les informations contenues dans les soumissions.
5. De nombreuses soumissions comportaient des informations spatiales, notamment quelque 5 800 cartes dans les phases de soumission formelle ; ces cartes ont été numérisées ou scannées.

Les navires de pêche doivent être "enregistrés" en tant que navires de pêche avant de pouvoir obtenir un permis de pêche. Le ministère des transports de surface délivre un document d'enregistrement du navire, sur la base d'une lettre de soutien du MPO, contenant le nom du navire et d'autres spécifications. Par la suite, le département de la pêche du gouvernement local, en particulier le DFO, doit être contacté pour obtenir une licence de pêche. Après avoir vérifié que le navire est dûment enregistré, le DFO délivre une licence de pêche pour le navire en question, et un code alphanumérique et un numéro de district lui sont attribués, par exemple TEM - 1001.