من المهم إشراك الجهات السياسية الفاعلة الرئيسية منذ بداية عملية التخطيط بدلاً من الانتظار حتى قرب الانتهاء من أي عملية من هذا القبيل. بعد فترة وجيزة من بدء عملية تخطيط منطقة الخليج العربي تم تسليم "دليل القادة" الرسمي إلى جميع السياسيين على مستوى الولايات والسياسيين الاتحاديين على طول ساحل الخليج العربي، وحيثما أمكن، تم إجراء إحاطات شخصية من قبل كبار موظفي الوكالة البريطانية للمحافظة على الموارد الطبيعية في الخليج العربي. وقد ساعد ذلك في ضمان حصول جميع السياسيين على المعلومات الصحيحة، والحصول على مواد إضافية لتقديمها إلى ناخبيهم والاتصال بهم داخل GBRMPA إذا لزم الأمر الحصول على مزيد من المعلومات. في حين أن بعض صانعي القرار يفضلون أن تكون جميع قرارات التخطيط قائمة على الإجماع، أو تحقيق "الفوز" لجميع المعنيين، إلا أن لا الإجماع ولا "الفوز" هدفان يمكن تحقيقهما في عمليات أصحاب المصلحة التي تتعامل مع قضايا بحجم وتعقيد معظم عمليات تخطيط المناطق البحرية المحمية. كان من المهم في منطقة الخليج العربي أن نوضح للسياسيين في مرحلة مبكرة من عملية التخطيط أن الحلول الوسط هي النتائج المتوقعة. في نهاية عملية إعادة تقسيم منطقة خليج غينيا الاستوائية، لم تشعر أي مجموعة من أصحاب المصلحة أنها حصلت على ما تريده بالضبط؛ لكن كل مجموعة كانت تعلم أن لديها فرصًا كافية للمشاركة وتقديم مدخلات - ومعظمها تفهم الحلول الوسط التي قدمتها جميع القطاعات.

وطوال برنامج تخطيط المناطق الأحيائية في منطقة الخليج العربي تم إعداد مواد تعليمية هادفة وتوزيعها على نطاق واسع. فعلى سبيل المثال، كانت خريطة المناطق الأحيائية السبعين في جميع أنحاء منطقة غريت غرايسلاند ريفر وثيقة أساسية استند إليها الكثير من المشاركة العامة اللاحقة. وقد ساعد إعداد صحائف المعلومات الفنية (انظر أدناه) على شرح مفاهيم مثل "التنوع البيولوجي" بمصطلحات الشخص العادي حيث لم يفهم الكثير من الناس ما هو هذا التنوع ولا أهميته. وبالمثل، تم تعزيز محاولة شرح أهمية "الترابط" في البيئة البحرية إلى حد كبير من خلال ملصق بعنوان "عبور الطريق الأزرق السريع" (انظر الصور أدناه). وقد استخدم مزيجًا من الفن الرقمي والصور والكلمات لشرح أهمية الاتصال بين اليابسة والبحر، وداخل الموائل في منطقة غرايسلاند ريفر - مما عزز الحاجة إلى نهج "التمثيل" في تقسيم المناطق. لمجموعات أصحاب المصلحة المختلفة اهتمامات مختلفة لذلك تم تصميم رسائل التواصل بشكل مناسب من قبل خبراء يفهمون القطاعات على سبيل المثال ما تم تقديمه للصيادين كان مختلفًا عن كيفية تقديم رسالة مشابهة جدًا للباحثين أو السياسيين.

وينص تشريع جمهورية بريطانيا العظمى على مرحلتين رسميتين من المشاركة العامة عند التخطيط - الأولى للحصول على مدخلات قبل وضع مسودة الخطة، والثانية لتقديم التعليقات على مسودة الخطة. ومع ذلك، فقد أظهرت عمليات التخطيط السابقة في منطقة الخليج العربي أن مشاركة الجمهور كانت أكثر فعالية إذا تم تنفيذها طوال العملية. وشمل ذلك إعداد العديد من الكتيبات وأوراق المعلومات الفنية (بعضها مصمم خصيصًا لمختلف الجماهير المستهدفة)، والتحديثات الدورية (انظر الموارد أدناه) والرسومات التي تشرح مفاهيم مثل الربط. وطوال عملية التخطيط (1999-2003) تم إشراك الجمهور من خلال مجموعة متنوعة من الأساليب مثل الصحف والإذاعة والتلفزيون والموقع الإلكتروني (انظر الموارد أدناه). أدرك المخططون أن هناك حاجة إلى خطة منقحة. إلا أن خبراء التواصل أشاروا إلى أن الجمهور الأوسع لم يفهم سبب الحاجة إلى خطة تقسيم جديدة في حين أن هناك خطة قائمة بالفعل. وبدلاً من التقدم في مسودة الخطة الجديدة، نصح خبراء الاتصالات المخططين بالتراجع لعدة أشهر للقيام بحملة توعية تحت عنوان "تحت الضغط". وبمجرد أن أصبح الجمهور أكثر وعياً بالمشاكل التي تواجه منطقة الخليج العربي، أصبحوا أكثر تقبلاً للحاجة إلى خطة جديدة ولكنهم فهموا أيضاً أن بإمكانهم إبداء رأيهم.

خلال أي عملية تخطيط، قد يتم تشويه بعض الرسائل أو المعلومات الرئيسية عن عمد (أو عن غير قصد) أو إساءة عرضها من قبل أولئك الذين يعارضون العملية. يصدق الكثير من الناس كل ما يسمعونه (دون التحقق من الدقة دائمًا) ويشككون أيضًا في أي تغييرات يقترحها البيروقراطيون. وفي كل مرة يتم نقل هذه المخاوف إلى الآخرين، يتم تجميلها، مما يؤدي إلى تشويه الحقائق الأصلية. وعلاوةً على ذلك، يقتبس بعض أصحاب المصلحة بشكل انتقائي من "الأبحاث" عندما يناسب مخاوفهم بينما يتجاهلون الأدلة التي تتعارض مع موقفهم. بعض أصحاب المصلحة لديهم توقعات غير واقعية ولا يفهمون ما هو ممكن، أو مستحيل، كجزء من عملية التخطيط. ما لم تتم معالجة هذه المعلومات الخاطئة، قد لا يسمع الجمهور سوى الرسائل المشوهة أو غير الواضحة التي قد تتعزز بعد ذلك من قبل الآخرين الذين لديهم وجهات نظر مماثلة. وقد أدت هذه المعلومات المضللة، وما يترتب عليها من خوف وعدم يقين، إلى عقد بعض أكبر الاجتماعات العامة خلال عملية تخطيط موارد المياه الجوفية. ولمواجهة بعض هذه المشاكل والتصدي للتوقعات غير الواقعية، أصدرت الهيئة العامة للموارد الطبيعية في بريطانيا صحيفة وقائع بعنوان "تصحيح المعلومات الخاطئة" - وقد تم توزيعها على نطاق واسع، خاصة في الاجتماعات العامة الكبيرة.

لا ينبغي افتراض أن كل من له مصلحة في منطقة ما أو في عملية التخطيط سيقدم بالضرورة مذكرة مكتوبة. فهناك حوالي مليون شخص يعيشون بالقرب من مجرى بحيرة غرايسلاند ريفر، كما أن ملايين الأشخاص في أستراليا والعالم مهتمون بمستقبل مجرى بحيرة غرايسلاند ريفر. ومع ذلك، لم تمثل المذكرات العامة المكتوبة البالغ عددها 31,600 مذكرة مكتوبة سوى نسبة صغيرة من جميع المواطنين المعنيين (مع ملاحظة أن العديد من المذكرات الفردية تم إعدادها نيابة عن مجموعات تمثل مئات الأعضاء). في العديد من الفعاليات العامة أثناء التخطيط أو في وسائل الإعلام، كانت "الأقلية الصاخبة" الصغيرة هي التي هيمنت على المناقشات. لذلك تم تطبيق تقنيات مختلفة لتحديد آراء "الأغلبية الصامتة"، التي كان الكثير منهم مهتمين أو مهتمين ولكنهم لم يكلفوا أنفسهم عناء كتابة تقرير علني. وشمل ذلك التكليف بإجراء استطلاع رأي عبر الهاتف في المراكز السكانية الرئيسية في أماكن أخرى من أستراليا لتحديد المستوى "الحقيقي" لفهم الجمهور الأوسع ودعمه. بالإضافة إلى ذلك، تم رصد مواقف المجتمع ووعيه من خلال استطلاعات الرأي العام. وقد أظهرت هذه الاستطلاعات أن العديد من أصحاب المصلحة كانوا على غير علم بالقضايا/الضغوطات الرئيسية وما يمكن أو ينبغي القيام به لمعالجة شواغلهم.

من متطلبات برنامج الرصد التشاركي الذي يقوده المجتمع المحلي هو التطوير المسبق لعلاقة قوية مع قادة المجتمع المحلي. وقد نوقشت طبيعة وأهداف وأساليب الرصد التي سيتم استخدامها وتم الاتفاق عليها مع المجتمع المحلي قبل تنفيذه. تم تأسيس الوعي حول عدم وجود بيانات الإنزال السمكي والقيمة الكبيرة لبيانات مصايد الأسماك بشكل واضح داخل المجتمع في بداية برنامج الرصد.

وقد شارك أكثر من 25 مجتمعاً محلياً في ثلاثة بلدان، بما في ذلك أكثر من 2000 صياد سمك، مشاركة فعالة في عملية الرصد هذه لأكثر من 4 سنوات. وقد تم اختيار الشباب وتدريبهم على تقنيات الرصد وتجميع البيانات لتحديد الأنواع وقياس الطول والوزن ووصف المعدات المستخدمة وموقع الصيد والمتغيرات الأخرى.

وبالنظر إلى أن الهيئة لم يسبق لها أن تلقت هذا العدد الكبير من الطلبات العامة (أكثر من 10,190 طلبًا في المرحلة الأولى و21,500 طلب في المرحلة الثانية للتعليق على مسودة خطة تقسيم المناطق)، فقد تم استخدام العملية المتعددة المراحل التالية لتحليل جميع الطلبات المقدمة:

1. تم تسجيل تفاصيل الاتصال من كل مشاركة في قاعدة بيانات، وتم تخصيص رقم تعريف فريد، وأُرسلت بطاقة إقرار إلى كل من قدم المشاركة.
2. تم فحص جميع الطلبات المقدمة بشكل فردي وتم حفظ الملفات الإلكترونية في قاعدة بيانات أوراكل للطلبات المقدمة.
3. قام موظفون مدربون من الوكالة العالمية للموارد الطبيعية والموارد الطبيعية في بريطانيا بتحليل كل طلب باستخدام إطار ترميز يتكون من كلمات رئيسية لمجموعة من المواضيع والسمات. تم تطوير إطار العمل من عينة عشوائية طبقية عشوائية من الطلبات المقدمة على أساس مكان المنشأ والقطاع. ربطت قاعدة البيانات ملف PDF الممسوح ضوئيًا بتفاصيل الاتصال والمعلومات التحليلية ذات الصلة (أي الكلمات الرئيسية)
4. مكنت إمكانية البحث والاسترجاع استنادًا إلى الكلمات المفتاحية المخططين من البحث واسترجاع ملفات PDF لطلبات محددة أو إجراء استعلامات مختلفة لجميع المعلومات الواردة في الطلبات.
5. وتضمنت العديد من الطلبات المقدمة معلومات مكانية، بما في ذلك حوالي 5800 خريطة في مراحل التقديم الرسمية؛ وقد تم رقمنة هذه الخرائط أو مسحها ضوئيًا.