Om vrijwillige deelname te bevorderen en consensus te bereiken tussen de belangrijkste betrokken sectoren, worden belanghebbenden, waaronder lokale autoriteiten, vissers en omwonenden, geïdentificeerd door vooraf de actoren in kaart te brengen. De verschillende sectoren stellen vervolgens hun vertegenwoordigers voor die zich formeel aan het proces verbinden door een document te ondertekenen. Er wordt een multisectoraal dialoogplatform opgericht en de belangen van de belanghebbenden worden besproken door middel van een aanpak van collaboratieve facilitering en alternatieve geschillenbeslechting. Dit platform behandelt de geografische afbakening van het beheergebied en het bestuursmodel met rollen en verantwoordelijkheden per sector en gebruiksgebied.

De wetenschappelijke studie identificeert kust- en zeegebieden van Costa Rica die bijzonder kwetsbaar zijn voor de gevolgen van klimaatverandering. In de kwetsbaarheidsanalyse werden drie factoren gecombineerd: blootstelling, potentiële gevolgen en het aanpassingsvermogen van gemeenschappen om op deze gevolgen te reageren. Door middel van deze drie factoren werden de klimatologische bedreigingen van zeespiegelstijging, stijging van de atmosfeertemperatuur en veranderingen in neerslagpatronen geëvalueerd om de kwetsbaarheid vast te stellen. De analyse ondersteunt de prioritering van acties voor aanpassing aan klimaatverandering voor beschermde gebieden en wijken van lokale gemeenschappen. Deze acties omvatten het herstel van belangrijke habitats zoals oeverbossen, mangrovebossen, strandterrassen en de verplaatsing van toeristische paden dicht bij het strand binnen de beschermde gebieden.

Drie wetenschappelijke studies leveren technische informatie om gebieden te identificeren die moeten worden opgenomen in het nationale systeem van beschermde gebieden. Een evaluatie van mariene ecoregio's in Meso-Amerika was de eerste stap om te komen tot een agenda voor het behoud van de mariene en kustbiodiversiteit op regionaal niveau. Om te voldoen aan de doelen die zijn vastgesteld voor het eco-regionale niveau, werden hiaten in representativiteit en integriteit voor de mariene en kustbiodiversiteit in Costa Rica geïdentificeerd door middel van een vergelijking van het nationale systeem van beschermde mariene gebieden met de locaties die van belang zijn voor natuurbehoud geïdentificeerd tijdens de evaluatie. Nationale gebieden die van belang zijn voor het behoud van de biodiversiteit kregen prioriteit in de analyse van de hiaten. Er werden aanvullende technische evaluaties uitgevoerd om de staat van instandhouding op het niveau van de lokale locaties uit te werken. Deze wetenschappelijke informatie hielp om overwegingen op te stellen voor prioriteiten op lokaal niveau, en het huidige en potentiële gebruik samen met de gebruiksconflicten.

Twee compatibele monitoringsystemen die momenteel worden gebouwd, houden de financiële middelen en de impact van natuurbehoud bij in regionale en nationale trustfondsen. Samen vormen deze systemen een robuust M&E-kader om de impact te meten, te leren van de organisatie en te rapporteren aan donoren, met behulp van regionale indicatoren die van toepassing zijn.

Het sterke strategische plan, dat samen met donoren, landen en partners is ontwikkeld en uitgevoerd, omvat:

1. Consolidatie van de opzet van de architectuur van het fonds
2. Het openen van nieuwe thematische vensters en het aantrekken van nieuwe landen om deel uit te maken van de architectuur
3. Het opstellen van een fondsenwervingsstrategie
4. Opzetten van een marketing- en communicatieplan
5. Het opzetten van een controle- en evaluatiesysteem

Bekwaam personeel, effectief bestuur en functionerende technische systemen zijn essentieel voor een succesvolle werking. Belangrijke elementen om dit te ondersteunen zijn onder andere opleiding voor National Conservation Trust Funds, personeel en bestuursleden, het opzetten van duidelijke boekhoudsystemen, operationele handleidingen, leren van beste praktijken, mentoring en uitwisseling van gelijken.

In dit verband heeft het CBF voor zijn personeel een opleiding over zijn boekhoudsysteem opgezet. Het is ook lid geworden van het Latin American and Caribbean Network of Conservation Trust Funds (RedLAC) om van gelijkaardige instellingen te leren.

De opbrengsten van de CBF-schenkingen zullen via de NCTF's lopen, die op hun beurt het subsidieproces voor activiteiten op het terrein en op het water zullen leiden. Ze worden bestuurd door leden die in meerderheid niet-gouvernementeel zijn en die een breed scala aan sectoren en belangen weerspiegelen, en ze verstrekken subsidies aan zowel de overheid als de burgermaatschappij.

Op basis van internationaal erkende normen zijn de kenmerken van NCTF's die door het CBF worden gesteund de volgende:

• Doel: Doel afgestemd op het doel van het CBF.
• Samenstelling van het bestuur: Brede samenstelling en vertegenwoordiging, met een meerderheid in het bestuur van maatschappelijke organisaties en geen enkele belangengroep die het bestuur domineert.
• Bestuursleden uit de burgermaatschappij: Bestuursleden die het maatschappelijk middenveld vertegenwoordigen en niet uitsluitend door de overheid worden geselecteerd.
• Vermogenscontrole: Goed opgezette en onafhankelijke vermogenscontrole.
• Auditvereisten: Goed gedefinieerde jaarlijkse externe auditvereisten.
• Subsidies: Subsidieverstrekking aan overheid en maatschappelijke organisaties.

Regeringen spelen een sleutelrol in het succes van de regionale samenwerking. Hun politieke betrokkenheid bij de doelstellingen van het Caribbean Challenge Initiative (CCI) is essentieel geweest voor het aantrekken van donoren om deze doelen te helpen bereiken, inclusief het opbouwen van de financiële architectuur. Regeringen nemen als waarnemers en/of focal points deel aan de bestuursvergaderingen van de regionale trustfondsen en maken ook deel uit van de besturen van de National Conservation Trust Funds (NCTF).

Een begeleide oefening in maritieme ruimtelijke ordening leidt tot de ontwikkeling van een zoneringsontwerp voor het gebied dat voor meerdere doeleinden kan worden gebruikt. Dit vergroot de capaciteit om de mariene hulpbronnen te beschermen, te beheren en duurzaam te gebruiken. Potentiële mismatches tussen de bestaande juridische (juridisch-institutionele) en geografische (sociaal-ecologische) schalen van het gebied vereisen aandacht.

Geografische Informatiesystemen (GIS)-toepassingen boden een kader voor effectief gegevensbeheer en integratie van informatie van verschillende schalen en bronnen, waardoor het ruimtelijk inzicht in mariene hulpbronnen en overeenkomstige ruimtelijke toepassingen werd vergroot. Het systeem werd gebruikt om praktische GIS-toepassingen te demonstreren die waardevol zijn voor op ecosystemen gebaseerde beslissingsondersteuning en mariene ruimtelijke planning. Het gebruik van een participatieve GIS-benadering ondersteunde de ontwikkeling van GIS-ruimtelijke analyses op ecosysteemniveau van de regio, die konden worden uitgevoerd en gepresenteerd op een manier die het begrip van de belanghebbenden vergrootte.