Effettuare riunioni di coordinamento tra i gruppi di ciclisti e il gruppo promotore del corridoio di connettività CPY per definire il budget, il percorso, la tabella di marcia, le responsabilità e il messaggio che verrà trasmesso nell'edizione in corso, ad esempio: gruppi etnici, orsi dagli occhiali - orsi andini (Tremarctos Ornatus), tapiro di montagna (Tapirus pinchaque), risorse idriche o altro.
In un secondo momento, tutti gli attori si incontrano: autorità ambientali, aziende private e istituzioni di aiuto per concordare la logistica, le questioni di supporto e il piano di emergenza per garantire la sicurezza dei ciclisti.
La struttura e la comunicazione in uno spazio governativo sono fondamentali per il successo dell'evento, a volte è complicato gestire certi conflitti per la leadership istituzionale e il protagonismo.