Prima di iniziare a contattare potenziali finanziatori, è stato necessario pianificare e progettare attentamente il progetto e anticipare tutte le informazioni che i finanziatori avrebbero voluto conoscere. Ciò include gli obiettivi e i risultati del progetto, il team coinvolto, il piano logistico e il budget. È anche importante pensare chiaramente a come il progetto avrà un'eredità duratura al di là della spedizione di pulizia. Questo aspetto dovrebbe essere sviluppato in una proposta di progetto scritta completa.
Una volta completata la progettazione, è necessario creare i siti multimediali del progetto, sviluppando anche un logo, un titolo e una tag line. Abbiamo anche creato indirizzi e-mail specifici per il progetto. I siti multimediali (Facebook, Twitter, Instagram e sito web del progetto) necessitavano tutti di contenuti iniziali, pertanto è stata compilata una libreria di foto e sono stati definiti i testi dei contenuti. Prima di lanciare il progetto, abbiamo anche completato il reclutamento del team (12 volontari in totale) e assegnato ruoli specifici al team per la durata del progetto, ad esempio responsabile dei social media, responsabile della divulgazione, responsabile scientifico. A questo punto è stato possibile pianificare una strategia di raccolta fondi.
L'elaborazione del progetto ha richiesto alti livelli di comunicazione tra il team di Oxford, la Seychelles Islands Foundation e il personale dell'atollo di Aldabra. Questo per garantire che il progetto rispondesse agli obiettivi generali e fosse finanziariamente e logisticamente fattibile.
Avere più persone che lavorano allo sviluppo del progetto è vantaggioso, ma per garantire la coesione delle idee è necessario tenere riunioni regolari e rivedere lo sviluppo del progetto in ogni fase, riducendo così la probabilità che si perdano considerazioni chiave.