Bevor man sich an potenzielle Geldgeber wandte, war es notwendig, das Projekt sorgfältig zu planen und zu konzipieren und alle Informationen vorwegzunehmen, die die Geldgeber wissen wollten. Dazu gehören die Projektziele und -ergebnisse, das beteiligte Team, der logistische Plan und das Budget. Wichtig ist auch, dass man sich klar darüber ist, wie das Projekt über die Säuberungsexpedition hinaus ein dauerhaftes Vermächtnis haben wird. Dies sollte in einem vollständigen schriftlichen Projektvorschlag ausgearbeitet werden.
Nach der Fertigstellung des Projektentwurfs müssen die Medienseiten des Projekts eingerichtet werden, was auch die Entwicklung eines Projektlogos, eines Titels und eines Slogans erfordert. Wir richten auch spezielle Projekt-E-Mail-Adressen ein. Die Medienseiten (Facebook, Twitter, Instagram und die Projektwebsite) benötigten alle erste Inhalte, weshalb wir eine Fotobibliothek zusammenstellten und Inhaltstexte erstellten. Vor dem Start des Projekts haben wir auch die Rekrutierung des Teams abgeschlossen (insgesamt 12 Freiwillige) und dem Team für die Dauer des Projekts bestimmte Rollen zugewiesen, z. B. Social Media Officer, Outreach Officer, Science Officer. Damit war es nun möglich, eine Fundraising-Strategie zu planen.
Die Projektplanung erforderte ein hohes Maß an Kommunikation zwischen dem Team in Oxford, der Seychelles Islands Foundation und dem Personal auf dem Aldabra-Atoll. Damit sollte sichergestellt werden, dass das Projekt die allgemeinen Ziele erfüllt und finanziell und logistisch durchführbar ist.
Es ist von Vorteil, wenn mehrere Personen an der Projektentwicklung arbeiten, aber um die Kohärenz der Ideen zu gewährleisten, sind regelmäßige Treffen und eine Überprüfung der Projektentwicklung in jeder Phase erforderlich, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass wichtige Überlegungen übersehen werden.